De overheid in je broekzak

Screen-Shot-2013-09-11-at-10.03.47-PM

Technologie leidt tot een ingrijpende verandering in de relatie tussen bedrijven en hun klanten, èn in de relatie tussen overheid en burgers. Deze transformatie is het gevolg van drie unieke gebieden die bij elkaar komen: cloud computing, social media en smartphones. Zowel bedrijven als de overheid krijgen hierdoor een andere rol. Voor de overheid betekent dit onder meer dat burgers actief betrokken kunnen worden bij beleid en uitvoering.

Participatie
De burger wil betrokken worden. Dat zorgt voor een ingrijpende paradigmaverschuiving. De huidige ontwikkelingen zijn een belangrijke breuk met het verleden. Dat heeft voor een deel te maken met en andere generatie die op een andere manier wil communiceren. We hebben weliswaar het programma e-Overheid. Maar dat stelt in praktijk niet de burger centraal. Het is vooral een push van bestaande diensten waarin de overheid zelf centraal staat.

Websites verdwijnen
Belangrijker nog is dat het in de e-Overheid vooral draait om websites. Maar dat is echter al lang niet meer waar de innovaties plaatsvinden. Echte innovatie is te vinden bij de mobiele toepassingen, zoals apps voor smartphones die verbonden zijn met de cloud. Een cruciaal verschil met de oude situatie is dat voor het ontwikkelen van die apps geen grote bedrijven nodig zijn. Zij kunnen door iedereen gemaakt worden.

Van p-Overheid en e-Overheid naar m-Overheid
Het is de volgende stap in een ontwikkeling die al langer aan de gang is: eerst gingen we van papier naar digitaal. Toen kwam internet op. En nu verschuift internet naar mobiel. Er worden nu al meer smartphones verkocht dan pc’s. En binnen afzienbare tijd zal de toegang tot internet vaker plaatsvinden via een smartphone dan via een pc. Een smartphone of een tablet is echter niet hetzelfde als een computer. De rekenkracht die nodig is zal daarom naar de cloud gaan, ook voor de overheid.

Beroep op de samenleving
Mobiele communicatie gaat via verschillende platforms. Als overheid kun je dat niet allemaal zelf ontwikkelen. De overheid zal daarvoor dus een beroep moeten doen op de samenleving. Dan gaat het niet alleen om cloud computing, maar ook om open data. De samenleving kan alleen zijn nieuwe taak vervullen als mensen beschikken over data.

Interactie en dialoog
De overheid zal ook rekening moeten houden met de sociale media, die mensen nu standaard gebruiken. Burgers willen op die manier over en met de overheid communiceren. Dat kan zowel positief zijn als negatief. Daar moet de overheid op een professionele manier mee omgaan. Je kunt meten wat burgers over je zeggen, en met welk sentiment. Vervolgens moet de overheid een beslissing nemen of zij daaraan meedoet, en zo ja op welke manier. De overgang naar mobiel zet veel zaken in beweging. De overheid moet daarop anticiperen. Burgers willen op ieder moment en vanaf ieder plaats met de overheid kunnen communiceren. En via hun smartphone hebben zij de overheid in hun broekzak en altijd binnen handbereik.

Kennis was macht, kennis delen is kracht

callcenter2

Ooit belde ik de Belastingtelefoon met een vraag over het heffen van BTW over gemeentebelasting. Ik kon mij namelijk niet voorstellen dat de overheid belasting over belasting heft. De medewerkers bij de Belastingtelefoon wisten het ook niet en lieten mij twee uur aan de telefoon hangen. Tenslotte kreeg ik het weinig overtuigende antwoord: “wij weten het niet zeker, maar voor de zekerheid kunt u de BTW over de belasting maar beter betalen”. Die BTW heb ik dus maar betaald.

Voor mij is de Belastingdienst een kennismonopolist die adviseert uit eigenbelang. De antwoorden van de Belastingtelefoon zijn voorspelbaar en meestal in mijn nadeel. Ik heb er dus geen belang bij te bellen. Maar het meest nog zie ik op tegen de lange wachttijden bij het callcenter. Voor twee uur aan de lijn hangen moet ik een halve middag vrij nemen. En het verlies aan niet-productieve uren wordt bij lange na niet gecompenseerd door een eventueel voordeel dat ik zou kunnen behalen. Naar mijn kabelaar Ziggo bel ik ook niet meer. Voor € 0,10 per minuut hang je meer dan een half uur in de wacht om vervolgens te horen dat er een storing is en dat Ziggo hoopt de storing spoedig te hebben verholpen. Het meest inhoudelijke advies dat zij konden geven is het uittrekken van de modemstekker en deze na drie seconden weer in het stopcontact te steken.

Consumenten keren zich tegen de kennismonopolies van de “klantendiensten”. Onze zuiderburen gingen zelfs zo ver door op humoristische wijze wraak te nemen. Voor het gebouw van telecomaanbieder Mobistar werd in de vroege ochtend een bureaucontainer geplaatst. Bij hun poging de container te laten verwijderen werd Mobistar getrakteerd op een koekje van eigen deeg. Het filmpje is een tophit op YouTube. Overheden en bedrijven trekken zich de kritiek aan en proberen beter te luisteren naar consumenten en melden zich op de sociale media. Maar er ontstaat ook een andere dynamiek: consumenten die elkaar helpen. Toen mijn iPad volledig vast was gelopen plaatste ik een hulpvraag op Twitter. Binnen een halve minuut ontving ik het eerste antwoord en binnen vijf minuten had ik vijftien antwoorden met de oplossing voor mijn probleem. Het delen van kennis via sociale media werkt sneller en beter dan een helpdesk en zelfs Googlen op internet.

Overheden en bedrijven moeten een afweging maken tussen het behouden of het delen van kennis. Met unieke kennis zou je strategisch voordeel op kunnen doen en concurrentievoordeel vergaren. Maar organisaties die kennis delen kunnen zich door allianties beter onderscheiden. Het delen, bundelen en combineren van kennis levert altijd meer toegevoegde waarde dan het beschermen van het eigen kennismonopolie. De stelling ‘kennis is macht’ van Francis Bacon is vier eeuwen na zijn uitspraak eindelijk achterhaald. Organisaties worden niet meer machtiger naar mate hun kennis toeneemt. De krachtigste organisaties kiezen er juist voor kennis te delen. Zij doen dit op vrijwillige basis en geheel kosteloos in de wetenschap dat het beschermen van kennis in het huidige digitale tijdperk zinloos is. Kennis delen is nu veel belangrijker dan kennis bezitten. Van het geld dat je deelt hou je daarna minder over. Maar dat is niet het geval met kennis. Dat wordt juist verrijkt na het delen.

Loyaliteit is niet te koop

jeunes-smartphones

Organisaties willen graag jong talent aantrekken en dat ook behouden. Maar zij worstelen met het ontwikkelen van een adequaat talentenbeleid. De vertrouwde instrumenten werken niet meer. Een auto van de zaak, een dertiende maand en winstdeling volstaan niet langer om talenten te binden.

Vrijheid en flexibiliteit
De nieuwe generatie werknemers wil niet langer opgesloten zitten in een strakke organisatie hiërarchie. Zij willen vrijheid en flexibiliteit. En zij ontlenen hun motivatie aan vakmanschap, persoonlijke ontwikkeling en externe contacten. De doorsnee vacaturetekst besteedt daar geen aandacht aan en staat bol van de superlatieven:

“We bieden een prima pakket aan primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden. Afhankelijk van kwaliteiten en ervaring wordt u een salaris geboden, dat in overeenstemming is met het niveau van de functie. Het salaris kent een vast en variabel gedeelte. De mogelijkheid bestaat om – op basis van performance – snel door te groeien tot partner van onze organisatie. Naast aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, bieden we een afwisselende baan in een prettige sfeer”.

Groei en hiërarchie
Wat zijn dan die prima arbeidsvoorwaarden? Blijkbaar bepaalt de organisatie (en niet de sollicitant) dat deze voorwaarden prima en aantrekkelijk zijn. Groei binnen de hiërarchie van het bedrijf behoort tot de mogelijkheden. Maar de nieuwe generatie werknemers is niet hiërarchisch ingesteld. Ontplooiingsmogelijkheden en werkomstandigheden worden meestal niet vermeld. Jongeren zijn kritisch en willen zelf invulling kunnen geven aan hun carrière. De gemiddelde vacaturetekst gaat daaraan voorbij.

Jong talent
De grootste uitdaging voor organisaties is het behouden van jong talent. Jongeren zijn gewend te werken in virtuele netwerken. En die netwerken beperken zich niet tot de mensen op de werkvloer. Jongere werknemers hebben ook moeite in hiërarchische organisatiestructuren te functioneren. De klassieke sturing is gebaseerd op efficiency en productiviteit. Maar dit belemmert jongeren in hun vrijheid.

Gevangenis
Jongeren willen toegevoegde waarde leveren, zowel binnen als buiten de grenzen van de organisatie. En uiteraard willen zij niet gevangen zitten tussen de vier muren van een kantoor. Waar de taken worden uitgevoerd maakt hen ook niet veel uit. Want door gebruik te maken van de huidige internettechnologie kan overal en op elk tijdstip worden gewerkt en overlegd.

Sociale media
Een organisatie die talenten wil behouden moet hun dus voldoende vrijheid en uitdagingen bieden. Een sociale omgeving en kennisdelen via sociale media hoort daarbij. Die sociale omgeving gaat over organisatiegrenzen heen en kan dus conflicteren met de klassieke hiërarchie. Een organisatie moet dit accepteren en niet verbaasd zijn als de werknemer binnen zijn/haar netwerk overstapt naar een andere organisatie.

Vertrek accepteren
Het vertrek van een talent is niet per definitie ongunstig. De werknemer stapt bijvoorbeeld over naar een klant, een partner of begint voor zichzelf. Door dit vertrek vergroot de organisatie haar externe netwerk. En een goede relatie met een oud-werknemer kan altijd goed van pas komen. Maar het domste wat een organisatie kan doen is proberen een talent met een salarisverhoging aan boord te houden. Want loyaliteit is niet te koop.

Spookburgers

vrijheid-aanbidding

 

De overheid kan sturen met geld, regels en communicatie. Het eerste sturingsinstrument wordt schaars. Het tweede instrument vraagt van politiek en bestuur om zelfbeperking. De nadruk moet nu komen te liggen op het derde instrument. Dat concludeerde de Raad voor het openbaar bestuur in haar advies ‘Loslaten in vertrouwen’ dat zij december 2012 uitbracht. De Rob roept de overheid op tot nieuwe verhoudingen te komen met de samenleving.

Nodeloos geld rondpompen
Iedere Nederlander betaalt belasting, maar kan een deel daarvan weer terugkrijgen in de vorm van een bijzondere toeslag. De belastingdienst keert vier soorten toeslagen uit: een zorgtoeslag, een kindgebonden budget, een huurtoeslag en een kinderopvangtoeslag. Jaarlijks worden negen miljoen toeslagen uitgekeerd aan acht miljoen mensen. De helft van het toeslagenbudget keert de belastingdienst uit als bijdrage van de zorgverzekering. De politiek vond dat het geld snel uitgekeerd moest worden omdat mensen de zorgverzekering moesten kunnen betalen. “U vraagt en het systeem spuugt geld” schrijft een belastingambtenaar op het intranet van de belastingdienst. De toeslagen worden ongezien verstrekt aan mensen die er geen recht op hebben. Het hele systeem is fraudegevoelig, maar ook omslachtig. Na toekenning van de toeslag ontvangt de aanvrager een voorbeschikking, gevolgd door een definitieve berekening en als er te veel is betaald een beschikking voor terugvordering. Het herverdelen van geld in de vorm van belastingen en toeslagen is kostbaar, fraudegevoelig en inefficiënt. Volgens Bas Jacobs, hoogleraar economie en overheidsfinanciën, verliest elke euro 20 eurocent aan effectiviteit door het rondpompen van ons geld door de overheid.

Maakbare samenleving
Met wet- en regelgeving wil de overheid grip krijgen en houden op de samenleving. Gewenst gedrag wordt gestimuleerd en ongewenst gedrag bijgestuurd of gestraft. Wij mogen doen wat wij willen, mits wij ons maar aan het Nederlands recht houden. “Iedere Nederlander wordt geacht de wet te kennen” houdt de overheid ons voor. Maar dat is een onmogelijke opgave, want ons land kent meer dan 140.000 wetsartikelen. En de regels voor het toepassen van de wetten zijn complex, onduidelijk en vaak ook nog onderling tegenstrijdig en achterhaald. Dit roept verzet op bij burgers en bedrijven, die bovendien worden opgezadeld met onnodige kosten voor het interpreteren en toepassen van de regels. In 2002 waren ondernemers 16,3 miljard euro kwijt aan administratieve lasten. Vanaf dat jaar is de overheid bezig om de administratieve lastendruk voor burgers en bedrijven te verminderen. Maar het aantal regels neemt niet af maar stijgt, blijkt uit een analyse van P.J. Cokema op blogsite Sargasso. Politici en bestuurders geven daarmee het signaal dat nieuwe regels voor hen belangrijk zijn voor een samenleving die door de overheid wordt gestuurd.

Loslaten in vertrouwen
Veel maatschappelijke vraagstukken zijn te ingewikkeld voor de overheid om ze te kunnen oplossen. Politiek en bestuurders moet zich inspannen het werk van de overheid zo in te richten dat ruimte wordt gemaakt voor de betrokkenheid en eigen verantwoordelijkheid van burgers. De Rob roept op tot een overheid die ruimte laat aan maatschappelijk initiatief. Dat vraagt om een verschuiving van de verzorgingsstaat naar de voorwaardenscheppende staat en vertrouwen in de vitale samenleving. En die vitale samenleving is er al schrijft de Rob:
“Politici en bestuurders die om nieuwe burgers vragen, beseffen niet dat de Nederlandse samenleving bestaat uit gedroomde burgers: mensen die actief willen zijn voor buurt, wijk of vereniging. Nieuwe en sociale media bieden mogelijkheden om het mobiliserende en organiserende vermogen van burgers en maatschappelijke organisaties in de netwerksamenleving nog verder te vergroten.”

Politici met lef gevraagd
Politici en bestuurders zullen ruimte moeten geven aan particulier initiatief in plaats van te veel te hechten aan formele macht en het politieke primaat. Zij moeten leren loslaten en durven zeggen dat de overheid niet overal over gaat. Zij kunnen niet elk probleem oplossen of elk gevaar uitsluiten en moeten het lef hebben om regelingen en regels af te schaffen. Het kabinet kan een start maken met het afschaffen van de toeslagen. De inkomens kunnen worden gecompenseerd door een verlaging van de laagste belastingschijf of verhoging van de uitkering. Het aanscherpen van de controles om fraude te bestrijden is geen duurzame oplossing. Daarvoor is het toeslagensysteem te fraudegevoelig. Door extra controles worden burgers de dupe door verlate betalingen en fraudeurs zullen nieuwe ingangen vinden. Zo krijgt de politiek geen participerende burgers, maar nog meer spookburgers.

Politiek en samenleving: verkeerd verbonden

politiek_groot

Politici en politieke partijen kunnen de mogelijkheden van sociale media nog veel beter benutten. Dat schrijft de Raad voor het Openbaar Bestuur in haaradvies ‘In gesprek of verkeerd verbonden? Kansen en risico’s van sociale media in de representatieve democratie’. De titel van het rapport is veelbelovend. Maar de inhoud en aanbevelingen stellen teleur.

Sociale media meer dan online tweeweg verkeer
De Raad kiest een wetenschappelijke benadering en gaat uit van de volgende indeling van sociale media: sociale netwerken, sociale redactionele media, weblogs en microblogs. Het online platform wordt daardoor beperkt tot tekstverkeer: de brieven en de krant, maar dan nu in online tweeweg verkeer. Dit is wel een hele smalle benadering voor sociale media, waarin juist een veelheid van media samenkomen zonder tussenkomst van een professionele redactie. En die media, zoals muziek, film, foto’s, locatie en nieuws, moet je vooral niet kunstmatig gaan scheiden. Zij versterken elkaar. Als ik bijvoorbeeld deze weblog publiceer, dan wordt die alleen gelezen nadat ik links heb geplaatst via Twitter en Facebook.

Vaagheid troef
De Raad komt met vier aanbevelingen om de kansen van sociale media vanuit het perspectief van politiek en bestuur beter te benutten. Geadviseerd wordt om sociale media een onderdeel te laten zijn van de communicatiestrategie. Daarnaast stelt de Raad voor sociale media in te zetten als knooppunt voor discussies en voor meer directe democratie. En ten slotte roept de Raad op de kwaliteit van de informatie te waarborgen. Het is vaagheid troef. De adviezen zijn open deuren. Maar de slotconclusie slaat werkelijk alles. De Raad adviseert de politiek zelf snel internetsites of communities op te zetten over belangrijke thema’s die veel mensen raken. En daarmee toont de Raad aan niets te hebben geleerd van de fouten die met de ontwikkeling van de eOverheid zijn gemaakt. Een technische benadering door het pushen van portalen, zoals MijnOverheid.nl, waar geen mens op zit te wachten werkt niet en is dus verkwisting van geld.

Politici moeten luisteren en minder zenden
Politici gaan er in hun handelen nog steeds vanuit dat de samenleving hiërarchisch georganiseerd is. Maar inmiddels leven we in een netwerksamenleving waarin mondige burgers hun weg weten te vinden. De Raad erkent dat deze kloof moet worden gedicht, maar komt vervolgens met de klassieke top down oplossingen die niet meer werken. In de netwerksamenleving moeten politici minder zenden. Zij moeten luisteren naar signalen in de samenleving en inspelen op de gevoelens die daar leven. Daar zijn geen sociale media en een rapport voor nodig. Maar de sociale media maken het voor mensen wel makkelijker direct te reageren op nieuws, publieke thema’s, debatten en toespraken. En politici kunnen via dezelfde media direct in contact komen met mensen die reageren. Maar politici die doof zijn voor signalen uit de samenleving blijven ook met sociale media verkeerd verbonden.

A contact centre agent’s new role

dreamstime

We all know the feeling. You call an agent but are put on hold and don’t get the answers you need. Service centres might be good at dealing with formalities such as applications, subscriptions and monitoring, but we want more. We need help and an answer now. The reason we don’t get it yet is that back office processes are still stuck in silos and the agent is not trained in offering full, all-in service. The agent can provide better service if information is shared across organisations and services are de-compartmentalised.

Social media allow us more influence

We share knowledge. Crowd surfing provides answers and we ask for help or re-tweet on twitter. The use of smart phones and tablets has further increased the use of social media. It also provides us with new mobile services. Athlon Car Lease offers an app showing you the cheapest petrol station in your area. They deploy the information drivers generate with every refuel. Shared Service Centres could profit most from the new possibilities. Sharing knowledge and information are key elements. We will share knowledge, data and services across organisational boundaries. New services are born from sharing and enriching data and knowledge.

A contact centre agent´s new role 

The agent has access to a broad spectrum of non-compartmentalised information that gives him or her a full view on the customer. Sharing and services will gain new meaning in the next generation Shared Service Centres. And where will that centre be?  The formal Centres will finally disappear. Shared Service Centres will turn into Shared Service Communities.