De sleutel voor toekomstbestendige ICT

Overheidsorganisaties verwachten komende jaren een grote uitstroom van oudere medewerkers. Meer dan 40 procent gaat binnen 3 jaar met pensioen. Binnen 5 jaar is de uitstroom van oudere medewerkers bijna 60 procent, waarvan de grootste groep de ICT-professionals betreft. Waardevolle ICT-kennis en -ervaring verlaat in korte tijd de overheid.

ICT’ers met carrièrestart in de tachtiger jaren gaan komende jaren met pensioen. Zelf maak ik ook deel uit van de bevoorrechte generatie die de opkomst en snelle ontwikkeling van de ICT mochten meemaken. Het begon met het ontwikkelen van transactiesystemen op mainframecomputers in COBOL-programmeertaal. De domme terminal maakte daarna plaats voor de personal computer, waardoor de automatisering zich ontwikkelde in alle lagen van de organisatie. De komst van het internet zorgde voor een versnelling en verspreiding binnen de samenleving. Dankzij cloud- en mobiele technologie kunnen mensen onafhankelijk van plaats en tijd communiceren en samenwerken. En de ontwikkelingen staan niet stil: de samenleving verandert onverminderd in rap tempo, mede als gevolg van voortschrijdende digitalisering.

Technologische innovatie en nieuw beleid hebben geleid tot een groot aantal nieuwe systemen, die er veelal in aanvulling op de bestaande systemen zijn gekomen. In de praktijk is het lastig gebleken de oude systemen te vervangen door nieuwe technologie. De voorkant is vernieuwd, maar de achterkant bevat nog verouderde software die uitgefaseerd moet worden. Het gaat hierbij veelal om de transactiesystemen die in de tachtiger en negentiger jaren zijn ontwikkeld en gebaseerd zijn op oude ontwikkeltalen. De kennis van deze talen en systemen is schaars en veelal slechts aanwezig bij de medewerkers die de komende jaren vertrekken. De oude systemen bij overheidsorganisaties, zoals het UWV, de SVB en de Belastingdienst, moeten dus ook met pensioen. Binnen nu en vijf jaar moeten ze gemoderniseerd zijn op basis van moderne technologie. Hierbij kan worden gedacht aan het vervangen van maatwerk door standaard low code technologie: een platform voor modellering van de business en geautomatiseerde productie van de software. Binnen de overheid kan ook winst worden behaald door het elimineren van redundante gegevensverwerking.

Rabobank en ING waarschuwen in hun thema updates dat er onvoldoende ICT’ers zijn om digitale ambities bedrijven en organisaties te realiseren. Er is sprake van een groeivertraging, met name door het personeelstekort, maar tegelijkertijd blijft de vraag naar technologie en advies op een hoog peil. De capaciteit ontbreekt om op korte termijn aan de groeiende vraag te voldoen. Op basis daarvan stelt Rabobank de groeiverwachting 2 procent neerwaarts bij. De Belastingdienst luidde recent al de noodklok over het tekort aan ICT’ers. Als gevolg van een groter dan voorziene uitstroom is de Belastingdienst de komende jaren naar verwachting niet in staat om alle beleidsopgaven die de Belastingdienst heeft te realiseren, zoals modernisering en verbetering van de informatievoorziening.

Overheidsorganisaties staan de komende vijf jaar voor de taak om hun informatievoorziening toekomstbestendig te maken. Dit begint met het oppakken van kennisbeheer en tijdige overdracht van kennis van vertrekkende medewerkers naar de jongere generatie. De volgende prioriteit is het behouden en binden van de eigen medewerkers, door het bieden van ontwikkelingsmogelijkheden en een marktconform salaris. Daarnaast moeten overheden structureel nieuw personeel blijven werven en daarbij in aantrekkingskracht wedijveren met bedrijven. Overheidsorganisaties leunen steeds sterker op ICT. Overheden kunnen een innovatieve werkomgeving bieden met een maatschappelijke opgave. De techniek vormt niet langer een belemmering. Behoud en werven van personeel is de sleutel voor toekomstbestendige ICT die meegroeit met maatschappelijke en technologische ontwikkelingen.

Omissie van de commissie

Verouderde systemen vormen een blok aan het been van vrijwel iedere organisatie binnen de publieke sector. Volgens analisten gaat inmiddels 80 procent van de ICT-budgetten op aan het in standhouden van legacy. Dat percentage neemt ieder jaar verder toe. De Belastingdienst moet jaarlijks zelfs miljoenen extra uittrekken om de continuïteit van de belastinginning te waarborgen. De organisatie werkt met zo’n zeshonderd grotendeels verouderde transactiesystemen. Die systemen vormen een belemmering voor digitale wendbaarheid. Maar de systemen bevatten ook veel businesswaarde die in lange tijd is opgebouwd.

Publieke uitvoeringsorganisaties ervaren de problemen bij het beheer van hun legacy systemen. Veel van de systemen zijn slecht gedocumenteerd en de kennis om ze te onderhouden wordt schaars. De systemen zijn complex en bevatten vaak verlopen licenties, onbekende softwarefouten en componenten waar geen support meer voor bestaat. De beveiliging laat te wensen over, waardoor de organisatie kwetsbaar is voor cyberdreigingen. Oplopende kosten en beperkte aanpasbaarheid zijn problemen die intern opgevangen kunnen worden. Maar de organisatie staat volop in de schijnwerpers als de continuïteit van de dienstverlening in het geding is als gevolg van storingen, onbetrouwbare verwerking of datalekken.

Organisaties binnen de publieke sector maken werk van de vervanging van hun legacy, maar die operatie is niet zonder risico’s. Wat je in dertig jaar tijd hebt opgebouwd kun je niet binnen een paar jaar vervangen. Een aantal ambitieuze vernieuwingsoperaties binnen het Rijk draaide uit op een fiasco. Zo stopte de Belastingdienst na negen jaar en 203 miljoen de ontwikkeling van het computersysteem ETPM dat de inning álle belastingen en uitbetaling van álle toeslagen, voorschotten en verrekeningen zou moeten regelen. Het Wia-project van UWV moest de opvolger van de WAO in goede banen leiden, maar werd na drie jaar en investering van 87 miljoen euro stilgelegd. De SVB stak 43 miljoen euro in de ontwikkeling van een Multiregelingensysteem, maar het systeem heeft geen moment gefunctioneerd.

Een parlementaire onderzoekscommissie deed vier jaar geleden onderzoek naar mislukte ICT-projecten van de overheid. In het eindrapport van de commissie wordt met geen woord gesproken over de achtergrond van het falen, de legacy erfenis en de oplopende beheerkosten. Om een vermeende jaarlijkse verspilling van 1 tot 5 miljard aan mislukte ICT-projecten te voorkomen moest een tijdelijk bureau voortaan alle ICT-plannen boven de 5 miljoen euro toetsen op haalbaarheid. Deze maatregel lost helaas geen fundamentele problemen op. Het is een vorm van symptoombestrijding, want het bureau verstrekt overwegend risicomijdende adviezen. Het versterkt de afkeer van fundamentele businessveranderingen en digitale transformatie bij publieke uitvoeringsorganisaties. Organisaties kiezen bij het doorvoeren van veranderingen veelvuldig voor maatwerk, gebaseerd op verouderde technologie, om de continuïteit van de bedrijfsvoering niet in gevaar te brengen. Dat is slechts een kortetermijnoplossing. Op de lange termijn vergroot het de problemen van de legacy, met toenemende instabiliteit en verder oplopende beheerkosten tot gevolg.

De legacy is een tikkende tijdbom die snel onschadelijk gemaakt moet worden. Maar in één keer vervangen is ook geen verstandige optie. Snelle modernisering van een verouderd IT-landschap kan worden gerealiseerd door met standaard technologie een brug te slaan tussen de oude transactiesystemen en nieuw te realiseren businessprocessen. De businesswaarde die in tientallen jaren is opgebouwd wordt dan behouden en benut. Daarnaast kan budget worden vrijgemaakt door ketengericht te denken en werken. Binnen ketens zijn soms wel dertig verschillende zaaksystemen in gebruik, bijvoorbeeld in de jeugdzorg of in het strafrecht. Iedere schakel binnen de keten heeft zijn eigen legacy systemen. Daar kan één vervangend systeem, dat gebruik maakt van de aanwezige data en generieke componenten, voor in de plaats komen. Zo wordt een groot deel van de 80 procent voor instandhouding van de legacy vrijgemaakt voor innovatie.