Het gelijk van Elias

De tijdelijke commissie ICT-projecten bij de overheid constateert dat de rijksoverheid de besturing en beheersing van ICT-projecten niet op orde heeft. Die conclusie zal niemand verbazen, maar de wijze waarop de commissie haar werk heeft gedaan dwingt respect af. En voor wie nog twijfelde aan de bevindingen: de actualiteit van de laatste weken vormt het levend bewijs.

De commissie hekelde de gang van zaken rond het ICT-systeem achter Werk.nl dat al jarenlang wordt geplaagd door technische problemen. De aansturing van de betrokken leveranciers zou tekort schieten. Recentelijk werd de Werk.nl vanwege beschadigde bestanden wederom geplaagd door een langdurige storing. Onduidelijk is hoe de bestanden zijn beschadigd. UWV gaat een claim indienen bij de ict-leveranciers als daar aanleiding voor is.

ICT dashboard
De commissie stelde vast dat het Rijks ICT-dashboard een volstrekt ongeloofwaardig instrument is: ‘de aangeleverde informatie vanuit de projectorganisaties is beperkt, onvolledig en onvoldoende tijdig.’ Vlak voor de aanbieding van het rapport door de commissie, trok de Sociale Verzekeringsbank na acht jaar en 44 miljoen de stekker uit het SVB10-project. Het ICT-dashboard stond op het moment dat het project werd stopgezet nog op groen: status normaal. “Lachwekkend als het niet zo triest zou zijn” oordeelt Elias.

ICT leveranciers
De commissie krijgt suggesties dat externen machtsmisbruik zouden plegen rondom ICT-projecten bij de rijksoverheid. Ondanks herhaaldelijke verzoeken om – desnoods anoniem – man en paard te noemen, krijgt de commissie geen harde bewijzen op tafel van gepleegde fraude. De Zembla uitzending begin deze maand bevestigen de vermoedens van fraude. Nog steeds is er niets bewezen, maar het Openbaar Ministerie is een onderzoek begonnen naar eventuele fraude en prijsafspraken in de automatiseringsbranche. Het OM krijgt daarbij mogelijk hulp van de Autoriteit Consument en Markt.

ICT kennis
‘Kamerleden zijn zich er vaak niet van bewust dat vele dossiers een ICT-component hebben’ constateert de commissie. Het ICT-bewustzijn onder Kamerleden is niet hoog. De Kamervoorzitter gaat daarin voorop. Bij de aanbieding van het rapport moest zij erkennen dat zij daags daarvoor even had gegoogeld waar ICT voor staat: ‘Information and Communication Technology’. Een beter bewijs voor het gebrek aan ICT-kennis in de Kamer had de commissie zich niet voor kunnen stellen. De commissie doet de aanbeveling ICT op te nemen in het introductieprogramma voor nieuwe Kamerleden.

Informatiepositie Kamer
Misschien wel de belangrijkste conclusie van de commissie betreft de documentaire informatievoorziening van de ministeries. ‘Die hebben hun (digitale) archieven niet op orde, lijken zich in sommige gevallen niks aan te trekken van de wettelijk vereiste bewaartermijnen, en het is op z’n zachtst gezegd opvallend dat in sommige gevoelige kwesties er zelfs helemaal geen documentatie voorhanden is.’

De commissie heeft grote moeite moeten doen om de informatie boven water te krijgen. Daarbij stuitte Elias ook op een weinig coöperatieve houding van de ministeries. ‘Dit vormt een belemmering voor het parlementaire onderzoeksrecht’ oordeelt Elias. De Kamer kan haar controlerende taak niet goed uitoefenen als de informatie incompleet, ontijdig en incorrect wordt aangeleverd. Met zijn vasthoudendheid op dit punt en door de informatiepositie te benadrukken draagt Elias bij aan versterking van het onderzoeksrecht van de Tweede Kamer.

De vos zorgt voor de kippen

De hoorzittingen van de tijdelijke commissie ICT zitten er op. Veel nieuwe inzichten hebben de verhoren niet opgeleverd. Of het moeten de gepeperde uitspraken zijn dat ‘de overheid jaarlijks 5 miljard kwijtraakt door het mislukken van ict-projecten’ of dat ‘ambtenaren gebaat zijn bij het mislukken van ict-projecten’. Als we de verhoren ontdoen van de flauwekul uitspraken, dan blijft er weinig nieuwswaarde over. Het blijft bij opinies en verdachtmakingen waaruit je makkelijk de conclusie zou kunnen trekken dat de overheid incompetent is en ict-bedrijven zakkenvullers zijn.

Informatiseringstrategie van het Rijk
Ten opzichte van 2007 zijn we dan weer terug bij af. Toen reageerde de Tweede Kamer geschrokken door berichten in Trouw dat de overheid miljarden zou verspillen aan slecht uitgevoerde automatiseringsprojecten. Uiteindelijke legde de Kamer zich neer bij de aanbevelingen in het rapport ‘Lessen uit ict-projecten’ van de Algemene Rekenkamer. Daarna kwam er een rijksbreed CIO-stelsel, strakkere sturing op ict-projecten, rijksbrede ict-voorzieningen en consolidatie van infrastructuur en een samenwerkingsprogramma tussen overheid en markt. Er kwam precompetetief overleg met de markt om de haalbaarheid van projecten te toetsen, gateway reviews om de projecten te bewaken, een pool met projectleiders om het opdrachtgeverschap te versterken en een ict-dashboard om meer inzicht te bieden in ict-projecten.

Samenwerking tussen overheid en bedrijven
Het kameronderzoek moet daarom vooral als een aanmoediging worden gezien voor een overheid die de juiste weg heeft ingeslagen, zij het dat wellicht meer voortvarendheid is geboden. Dat geldt voor de overheid zelf, maar in het bijzonder ook voor de samenwerking tussen de overheid en de ict-markt. Het blijken nu nog voornamelijk twee verschillende werelden, die zich maar moeilijk in de ander kunnen verplaatsen. Dat werd in ieder geval pijnlijk duidelijk tijdens de verhoren, waarin voor het eerst ook vertegenwoordigers van ict-bedrijven werden gehoord. Het bedrijfsleven begrijpt vaak niet dat de overheid altijd een balans moet vinden tussen regelgeving, ict en uitvoering en hiërarchisch geen besluiten kan afdwingen. Daar tegenover staan ambtenaren die denken dat bedrijven profiteren van slechtlopende ict-projecten. Het onderlinge wantrouwen is niet bevorderlijk voor een goede samenwerking.

Openheid en transparantie
Tijdens trainingen van de Rijksacademie leg ik uit hoe ict-bedrijven werken. Waar worden zij op afgerekend en wat zijn de persoonlijke drijfveren? Die elementen zijn bepalend voor het gedrag van ict-bedrijven. Ik laat het dashboard van ict-projecten van de Rijksoverheid zien: alle projecten staan op groen. Daarna toon ik het dashboard van dezelfde projecten van een ict-bedrijf … en bijna alle projecten staan op rood. Waar sturen ict-bedrijven op, welke onderdelen staan op rood en waarom? De cursisten zijn ambtenaren die al jaren opdrachten geven aan ict-bedrijven, maar zij hebben geen idee. Ik pleit daarom voor meer openheid en transparantie tussen overheid en ict-bedrijven. Door een beter wederzijds begrip kunnen cultuurverschillen makkelijker worden overbrugd. Tijdens één van de hoorzittingen werd opgemerkt dat je de vos niet op de kippen moet laten passen. Waarom niet een zorgplicht verlangen van de vos?

Omzien in wrok of met vertrouwen vooruitkijken

Volgens professor Hans Mulder gaat jaarlijks 4 tot 5 miljard euro verloren aan mislukte ict-projecten binnen de overheid. Hij deed deze uitspraak tijdens de openbare hoorzitting van de Tijdelijke Commissie ICT. Mulder baseert zijn bewering op statistieken over de faalfactoren van ict-projecten van Amerikaanse en Europese overheden, aangevuld met literatuuronderzoek. Dan komt hij uit op dezelfde schatting die de Algemene Rekenkamer in haar onderzoek heeft vermeld: 4 tot 5 miljard aan jaarlijkse overheidsverspilling.

Deskundigen praten elkaar na
In 2007 deed de Algemene Rekenkamer gedegen onderzoek naar ict-projecten van de overheid. De Rekenkamer constateert dat ict-projecten bij de overheid veel duurder blijken te worden dan gedacht, meer tijd vragen dan gepland of niet het gewenste resultaat opleveren. De Rekenkamer refereert in haar rapport ‘Lessen uit ICT-projecten bij de overheid’ aan berichten in de pers: ‘Volgens recente berichten in de media (Vincent Dekker in Trouw, 2007a en 2007b) zou de Nederlandse overheid volgens ict-deskundigen jaarlijks € 4 tot € 5 miljard uitgeven aan geheel of gedeeltelijk mislukte ict-projecten.’ In het bewuste Trouw-artikel in juni 2007 worden hoogleraren Jan Friso Groote en Chris Verhoef geciteerd: ‘Een betrouwbare studie naar de verspilling bij overheid en bedrijfsleven is er niet. Uit onderzoek in het buitenland blijkt dat dertig tot vijftig procent van de automatiseringsprojecten mislukt, te laat wordt opgeleverd of niet goed werkt. Als je die getallen naar de Nederlandse situatie vertaalt kom je op vier tot zes miljard euro per jaar.’

Baseren op beeldvorming of op feiten
Het staat wel vast dat de bedragen maar een slag in de lucht zijn. Een echte onderbouwing ontbreekt. De deskundigen praten elkaar na. Zij hebben zich ook onvoldoende verdiept in het werkelijk verloop van de ict-projecten bij de overheid. Zij baseren zich vaak op overdreven berichtgeving in de media. En niemand die verifieert of die berichten ook daadwerkelijk kloppen. Het eerder aangehaalde artikel in Trouw citeert hoogleraar Chris Verhoef: “P-direkt, het personeelsadministratiesysteem voor de hele overheid, het Centraal Informatiesysteem voor de politie, allemaal projecten die honderden miljoenen kostten en nooit hebben gewerkt.” De feiten zijn echter anders. Voor P-direkt had het Rijk indertijd 20,8 miljoen betaald. Daarvoor heeft de rijksoverheid de softwarelicenties ter waarde 14,3 miljoen, het ontwerp en alle opgeleverde tussenproducten verworven. Na de doorstart van het project zijn de licenties volledig ingezet en is het ontwerp hergebruikt. Van verspilling is dus geen sprake.

Faalkosten moeilijk te bepalen
Om de faalkosten van de ict-projecten van de overheid in te schatten moeten we weten wat de overheid besteedt aan ict. Dat inzicht is niet beschikbaar. In de administraties is het niet te achterhalen. Als er al bedragen worden genoemd, dan worden vaak alleen de externe out of pocket uitgaven vermeld. De interne kosten, van eigen ict-personeel, huisvesting etc., worden dan niet meegerekend. Zelf schat ik de jaarlijkse ict-kosten van de overheid in op 10 miljard. 75% daarvan zijn beheerkosten (van infrastructuur, hardware en software) voor instandhouding van de ict. Van nieuwe ontwikkeling bestaat 2/3 uit aanschaf van hardware en software. Hooguit 1 miljard wordt besteed aan nieuwe projecten. Als 30% van de projecten volledig zou falen, dan bedragen de faalkosten 300 miljoen. Afgelopen jaren zijn overigens weinig nieuwe grote projecten gestart. Dit blijkt ook uit het ict-dashboard van het Rijk met een meerjarenraming van 1,2 miljard aan grote ict-projecten. Dan is het nog maar de vraag wat een faalproject is. Een project dat deadline of budget overschrijdt? Projecten binnen de overheid hebben meestal een niet realistische deadline ingegeven door een politieke doelstelling. Ook de budgetten zijn niet onderbouwd op basis van reële schattingen, maar meestal ingegeven door een budgettair kader.

Leren van succesvolle projecten
De beste wijze om het succes van ict-projecten van de overheid te meten is het beoordelen van de toegevoegde (maatschappelijke) waarde. Een ict-project is nog niet geslaagd als de aanbesteding tot gunning heeft geleid (en geen rechtszaken zijn aangespannen). En een ict-project is ook nog niet geslaagd als het systeem is opgeleverd en geaccepteerd. De toegevoegde waarde wordt aangetoond door succesvol gebruik. Als we het succes van ict-projecten van de overheid willen vergroten, laten we ons dan bij voorkeur niet blind staren op mislukte projecten. Beter is het een voorbeeld te nemen aan succesvolle overheidsprojecten, die hun toegevoegde waarde hebben bewezen. Burgernet is daarvan een mooi voorbeeld. Via Burgernet helpen 1,5 miljoen mensen de gemeente en de politie om de veiligheid in hun buurt te verbeteren. Een ander voorbeeld van een succesvol project is de vorming van het eerder genoemde P-Direkt. De kwaliteit van de HR-dienstverlening binnen het Rijk is verhoogd en de investeringen die zijn gedaan bij de totstandkoming van P-Direkt verdienen zichzelf terug. Zo is de doelgroep van HR-functionarissen, door bundeling van HR-taken en zelfbediening, teruggebracht van 1.500 naar 740 fte. Dit betekent een besparing van minstens 40 miljoen op jaarbasis. Diverse Europese overheden hebben belangstelling getoond voor deze ontwikkeling binnen de Nederlandse Rijksoverheid en een referentiebezoek afgelegd. Op de mooie en succesvolle ict-ontwikkelingen binnen de overheid mogen we best wel een beetje trots zijn. Laten we dus vooral niet omzien in wrok, maar met vertrouwen vooruitkijken.

ICT-projecten bestaan niet

ICT-debacles worden altijd ergens ondergeschoven. Bij het bedrijfsleven verdwijnen ze onder het tapijt. Maar bij de overheid worden ze onder het vergrootglas gelegd. Het gaat immers om besteding van gemeenschapsgeld. En dus duikt de pers er bovenop. Regelmatig lezen we weer een nieuwe episode over verkwisting van onze belastingcenten. Niet gehinderd door enige kennis van zaken worden de ICT-missers breed uitgemeten.

Middeleeuwse scheppingskracht
Wij leven nu in een tijdperk van onbegrensde mogelijkheden. Maar toch slagen we er niet in projecten succesvol uit te voeren. De Amsterdamse Noord-zuidlijn en de HSL zijn daarvan voorbeelden. De overschrijdingen op de ICT-projecten vallen daarbij in het niet. “Ga kathedralen bouwen!” houdt Daan Quakernaat ons voor in zijn gelijknamige boek. Want in de middeleeuwen hadden we niks maar konden we alles. In die tijd werden prachtige kathedralen gebouwd voor de eeuwigheid. De kathedraal van Reims had oorspronkelijk zeven torens moeten krijgen. Maar na driehonderd jaar bouwen werd de bouw afgesloten zonder één enkele toren. Toch wordt het bouwwerk zevenhonderd jaar bewonderd voor haar sublieme scheppingskracht. De kathedraal staat voor levenslust, creativiteit en vakmanschap. Deze eigenschappen zijn tegenwoordig naar de achtergrond verdrongen. Niet het resultaat, maar het proces domineert. Een project is nu pas geslaagd wanneer deze conform het oorspronkelijke ontwerp en binnen budget en planning is uitgevoerd.

Fouten maken is essentieel
In de Middeleeuwen verliep de bouw van een kathedraal met vallen en opstaan. Leren van gemaakte fouten was verbonden met het werkproces. Dat leerproces leidde ook tot de meest geniale creaties. Maar in ons huidig tijdsgewricht is het maken van fouten juist een teken van zwakte. Kosten noch moeite worden gespaard om fouten te voorkomen. We maken daarom vooraf risicoanalyses en leggen alles minutieus vast in specificaties en contracten. En als het dan toch niet helemaal gaat zoals we vooraf hadden voorgenomen dan heeft het project gefaald en gaan we op zoek naar de schuldigen.

Leren van onze fouten
Geheel in lijn met het Zwarte Pietenspel voert de Tweede Kamer onderzoek uit naar de ICT-problemen bij de overheid. Ik zou niet weten wat een dergelijk onderzoek zou moeten toevoegen aan het rapport van de Rekenkamer en alle andere rapporten. Alle onderzoeken wijzen eensluidend op de fouten die keer op keer worden gemaakt: slechte besturing, gebrek aan doorzettingsmacht, overspannen ambities en een sterk gejuridiseerd proces. Laten we dus vooral leren van onze fouten en voorkomen dat we steeds in dezelfde valkuil trappen.

ICT als enabler
De grootste valkuil is een eenzijdige focus op techniek. ICT is nooit een doel op zich, maar een middel om veranderingen mogelijk te maken. Om nieuwe wet- en regelgeving uitvoerbaar en handhaafbaar te maken, bijvoorbeeld. In de keten tussen organisaties en met de afnemer moeten processen worden geoptimaliseerd. ICT maakt dit mogelijk. Maar het gaat uiteindelijk om de verandering die een organisatie efficiënter en slagvaardiger moet maken. De omvang en de complexiteit van projecten worden niet langer bepaald door het aantal te ontwikkelen functiepunten. De zwaarte van een project is tegenwoordig recht evenredig met het aantal betrokken mensen. Het zijn immers integrale verandertrajecten en die raken iedereen. Zonder organisatorische veranderingen worden de doelstellingen niet gehaald. Zuivere ICT-projecten bestaan niet meer.

Investeren in een digitale overheid

Vraag aan Google: “Wat kost onze overheid?” en de antwoorden zijn: ‘Falende ict kost overheid miljarden’ en ‘Mislukte projecten van de overheid kost ons miljarden per jaar’. Mijn wedervraag is dan: “Wat zou onze overheid kosten zonder ict?”. Ik vermoed het vijfvoudige van de huidige overheidskosten.

ict kosten zijn onbekend
De openbare verhoren naar de mislukte en veel te dure ict-systemen bij de overheid zijn begonnen. En het ging meteen over miljarden. Per jaar zou de overheid 4 tot 5 miljard kwijtraken door het mislukken van ict-projecten, vertelde één van de onderzoekers. Ik vroeg Nextcheckt die bewering te checken. Nextcheckt constateerde terecht dat die uitspraak niet is te checken. De cijfers en de aannames, waarop de bewering is gebaseerd, zijn boterzacht. ‘Falende ict-projecten worden niet bijgehouden en daarom kun je ook niet precies weten hoeveel er aan wordt uitgegeven’ constateerde nrc next. Je kunt die uitspraak nog iets breder trekken: de overheid houdt niet bij hoeveel het aan ict uitgeeft. De totale ict-kosten van de overheid zijn dus ook niet bekend.

ict baten zijn wel zichtbaar
Computers en de overheid: het mag dan geen gelukkige combinatie zijn, onze overheid kan niet zonder ict. De automatisering is onmisbaar om de 17 miljoen inwoners op gelijke wijze te behandelen. Zonder ict kan de overheid geen belastingen innen, geen toeslagen, subsidies en uitkeringen verstrekken en geen verkeersboetes opleggen. Zonder ict kan de overheid regels onvoldoende handhaven, onze veiligheid niet waarborgen en niet goed communiceren. De overheid is een informatie verwerkend systeem dat volledig afhankelijk is van ict. Daarbij komt dat de samenleving en de regels in de loop der jaren zo complex zijn geworden dat de rechtmatigheid alleen nog door de inzet van computers gewaarborgd kan worden. De ervaring heeft geleerd dat 80 procent van nieuwe wet- en regelgeving neerslaat in ict-systemen.

ict bespaart
Door de inzet van ict is onze overheid, ondanks de toegenomen complexiteit, in omvang nauwelijks toegenomen. De omvang van onze overheid is wel te kwantificeren. De belangrijkste kosten van het overheidsapparaat zijn de personeelskosten voor ambtenaren. In totaal zijn er in Nederland bijna 1 miljoen ambtenaren. Deze kosten onze overheid jaarlijks 50 miljard, uitgaande van een ambtenarensalaris van gemiddeld 50.000 euro per arbeidsjaar. Door meer inzet van ict kan de overheid verkokering doorbreken, processen automatiseren en zelfbediening aanbieden aan burgers en bedrijven. Tegelijkertijd kan dan fors worden bespaard op het ambtenarenapparaat. Banken en verzekeraars hebben laten zien dat dit kan. Sinds de crisis hebben zij bijna een kwart minder personeel in dienst. De verwachting is dat deze trend doorzet: financiële instellingen verwachten een efficiencyverbetering van meer van 40 procent door inzet van ict.

ict voor betere dienstverlening
Door betere samenwerking binnen en met de overheid en inzet van ict moet een efficiencywinst van 30 procent haalbaar zijn. Als de overheid structureel 5 miljard meer moet uitgeven aan ict om jaarlijks 15 miljard te kunnen besparen, dan is de keuze snel gemaakt. Minstens zo belangrijk is dat burgers en bedrijven door digitalisering makkelijker online zaken kunnen doen met de overheid en de gegevens van burgers goed worden beschermd. Een digitale overheid vermindert regeldruk en verhoogt efficiency.

De theorie van het dode paard

De eeuwenoude stammenwijsheid van de Dakota Indianen, overgeleverd van generatie op generatie, zegt dat als je ontdekt dat je op een dood paard rijdt, dat het dan de beste strategie is om af te stappen. In de huidige samenleving wordt die wijsheid meestal in de wind geslagen, want afstappen betekent gezichtsverlies. En dus kiezen we meestal voor een andere strategie, zoals het kopen van een sterkere zweep of het vervangen van de berijder. En als dat dan nog niet werkt, dan wijzen we het liefst een commissie aan die het paard gaat bestuderen.

Starten makkelijker dan stoppen
Zo onderzocht de tijdelijke parlementaire commissie onder leiding van Ton Elias enkele ict-projecten van de overheid. De meeste onderzochte projecten waren al lang ter ziele, de overige projecten op sterven na dood. En niemand die het lef heeft om die projecten te stoppen of desnoods tijdelijk stil te leggen. Want de overheid wil geen gezichtsverlies lijden en leveranciers willen geen inkomsten mislopen. Iedereen kan zien dat het fout gaat, maar toch gaan we onverdroten door om op zijn minst een succesje te kunnen melden. En als zelfs dat er dan niet in zit, dan valt het stoppen zwaar. Zo trok de Belastingdienst pas na negen jaar en 200 miljoen de stekker uit het ETPM-project, dat al bij aanvang zwaar was bekritiseerd.

Nooit eerder vertoond
“Ik heb nog één vraag.” verzuchtte de commissievoorzitter: “Misschien vindt u het lachwekkend, maar het is serieus bedoeld. Omdat ik het echt niet snap: waarom moet het vijf jaar duren om een site werkend te krijgen waarin werklozen een baan kunnen vinden die werkgevers aanbieden?” ”Werk.nl is geen vacaturesite, maar een vacatureportaal.” was het antwoord: “UWV ondersteunt het hele proces van rechten en plichten voor de burger. Dat betekent ook dat er allerlei databases achter zitten.” “Maar waarom moet dat dan vijf jaar duren?” probeerde Elias nog een keer. “Wij doen dingen die nog nergens zijn vertoond.” gaf de bestuurder tijdens de hoorzitting toe.

Dat soort vragen
De ontwikkeling van Werk.nl roept bij mij een paar vragen op. Waarom ontwikkelt de overheid een vacatureportaal? Is het een wettelijke taak van de overheid om vacatures te matchen? Zijn uitzendbureaus en vacaturesites daarvoor niet veel beter toegerust? Waarom verplicht UWV werkzoekenden op omslachtige wijze het cv in te vullen op een besloten site, terwijl deze via LinkedIn al beschikbaar en toegankelijk is voor onder meer recruiters? Waarom hanteert het UWV nog steeds twee aparte websites: UWV.nl en Werk.nl? Kunnen de taken die samenhangen met de sollicitatieplicht niet beter in de website van UWV worden ondergebracht? Dat soort vragen, daar houdt het UWV zich niet bezig: “In 2015 staat het basisniveau en ook daarna gaan we gewoon verder.” besloot de UWV bestuurder tijdens de hoorzitting.

Commissaris Dakota
De Tijdelijke commissie ICT publiceert in het najaar haar bevindingen en aanbevelingen. Meestal is dan het vervolg dat er een functionaris wordt aangesteld die orde op zaken moet stellen en gaat coördineren. Na het rapport van de Algemene Rekenkamer kwamen er een cio op Rijksniveau en departementale cio’s om lijn te brengen in de versnipperde ict van het Rijk. Daarna volgden nog een Digital Champion, een Nationaal Commissaris Digitale Overheid en een beoogd Boegbeeld ICT. Misschien kunnen we volgend jaar een Commissaris Dakota toevoegen aan het lijstje coördinatoren: een functionaris die de theorie van het dode paard in praktijk moet brengen.