Overheid kan leren van ING

Ceo Ralph Hamers van ING wil niet alleen van banken leren zegt hij in het fd van 8 juli. Hij is gefascineerd door het optimaliseren van klant-ervaringen in Silicon Valley. Bijna jaarlijks gaat hij hier kijken bij grote spelers en starters, ook buiten de fintech om. Onze overheid op haar beurt zou veel kunnen leren van ontwikkelingen die ING heeft doorgemaakt bij digitalisering van hun klantprocessen. Zo was de Postbank amper twintig jaar geleden nog de giro-blauwe bank van het postkantoor, de girobetaalkaarten en de portvrije enveloppen. Tien jaar geleden maakte giro-blauw plaats voor ING-oranje. De ING-bank is inmiddels een digitaal bedrijf. Klanten van de bank kunnen online in één oogopslag al hun rekeningen, creditcard- en hypotheekgegevens zien, zonder zich voor elk product opnieuw te hoeven aanmelden. Bij een bank als ING staan voortdurend verbeteren en tevredenheid van klanten centraal. Bij de overheid draait alles om de overheid. De eigen processen worden gedigitaliseerd en overheidsklanten moeten zich daarnaar voegen.

Jan Willem Boissevain, Account Executive bij Pegasystems

Bron: Financieele Dagblad, opinie 1 augustus 2017

Nudge de overheid

Overheden bezitten de macht om het gedrag van burgers te beïnvloeden. Je kunt hierbij denken aan het heffen van belastingen, het verstrekken van subsidies of het opleggen van boetes. De overheid heeft ook het monopolie op instrumenten zoals wetgeving en strafrechttoepassing voor gedragsbeïnvloeding. Daarnaast kan de overheid ook via publieksgerichte voorlichting proberen het gedrag van burgers te veranderen.

Sturen met geld, regels en communicatie zijn de klassieke sturingsinstrumenten van de overheid. Die vormen van gedragssturing blijken steeds minder effectief. In een samenleving met veel verleidingen is het voor burgers moeilijk om de goede keuzes te maken. Overheden zoeken daarom steeds meer hun heil in psychologische gedragsinterventies om burgers te helpen de wenselijke keuzes te maken. De Engelse term ‘nudge’ wordt gebruikt om het subtiele duwtje in de goede richting zonder inperking van de keuzevrijheid aan te duiden. Het meest  bekende voorbeeld van een nudge is de geplakte vlieg in het urinoir om mannen te stimuleren in de pot te plassen en niet er naast. Nudging speelt in op het onbewuste, irrationele en automatische gedrag van mensen.

Nudging als sturingsinstrument van de overheid is overgewaaid uit de Verenigde Staten en Engeland. Het nam een vlucht na het verschijnen van het boek “Nudge: Improving Decisions about Health, Wealth and Happiness” van Richard Thaler en Cass Sunstein. De auteurs laten zien hoe wij mensen in onze directe omgeving, in de samenleving of op het werk een zetje in de goede richting kunnen geven. Dagelijks nemen wij talloze beslissingen, maar helaas blijken veel van onze keuzes achteraf verkeerd uit te pakken. Thaler en Sunstein stellen dat dat komt doordat wij ons – menselijk als we zijn – laten leiden door vooroordelen. Wij kunnen hen met zachte hand met een nudge naar betere keuzes leiden, zonder hen te beperken in hun keuzevrijheid. Voorbeelden in de samenleving zijn: scholen en bedrijfscafetaria met alleen gezonde voeding, betere pensioenplanning en meer rookvrije zones.

Onder premier Cameron stelde de Britse regering in 2010 een ‘Behavioural Insights Team’ in. Dit team past wetenschappelijke kennis op het gebied van gedragswetenschappen in de praktijk toe. In navolging op de Britten stelde Obama eveneens een ‘nudge unit’ in om de efficiëntie en effectiviteit van overheidsprogramma’s te verbeteren. Onze overheid heeft sinds 2014 ook een nudge team. Het ministerie van Infrastructuur en Milieu zet kennis van psychologische gedragsinterventies in bij de ontwikkeling van campagnes zoals ‘de Bob’ en ‘van A naar Beter’. Gedragskennis wordt daarnaast ook ingezet bij beleidsontwikkeling om de effectiviteit van het beleid te vergroten.

Onbewust worden wij continu genudged door organisaties die ons proberen aan te zetten tot gewenst gedrag. Wij verzetten ons er niet tegen en zoeken het soms bewust op. Zo gaat mijn horloge trillen als ik een tijdje stilzit met een aansporing ‘beweeg!’ En als ik mijn stappendoel heb gehaald verschijnt er een vuurwerkanimatie op het scherm en ‘doel gehaald!’ Dat brengt mij op het idee om overheidsambtenaren een subtiel duwtje te geven voor meer transparantie. Burgers willen graag weten wat de overheid doet met hun belastinggeld. Ook willen we bijvoorbeeld graag meer inzicht in overheidscontracten, aanbestedingen en overheidsingrepen in onderzoeksrapporten alvorens deze verschijnen. De nudge kan worden geleend van de Efteling. Daar staat sinds jaar en dag een Holle Bolle Gijs die voortdurend “papier hier” roept en “dank u” zegt als je iets in zijn mond gooit.

Klantbelang

Zestien jaar geleden werd het startsein gegeven voor de modernisering van de Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens op basis van het advies van de commissie Snellen. De modernisering beoogde de toegankelijkheid van persoonsgegevens te verbeteren door gebruik van moderne ICT-toepassingen. Een versnelling van de uitwisseling van gegevens tussen gemeenten onderling en tussen gemeenten en geautoriseerde afnemers was het doel. Deze week kwam een voorlopig einde aan die langgekoesterde ambitie. Het project voor de vernieuwing van het voormalige bevolkingsregister werd stopgezet.

De overheid zou veel kunnen leren van ontwikkelingen die banken hebben doorgemaakt bij digitalisering van hun klantprocessen. Zo was de Postbank amper twintig jaar geleden nog de giro-blauwe bank van het postkantoor, de girobetaalkaarten en de portvrije enveloppen. Tien jaar geleden maakte giro-blauw plaats voor ING-oranje. De ING-bank is inmiddels een digitaal bedrijf. Klanten van de bank kunnen online in één oogopslag al hun rekeningen, creditcard- en hypotheekgegevens zien, zonder zich voor elk product opnieuw te hoeven aanmelden.

Bij digitale transformatie draait het volledig om de klant. Die verlangt in het huidige digitale tijdperk altijd online toegang via meerdere kanalen, gebruikersgemak en gepersonaliseerde dienstverlening. Gebruikerservaring is vandaag de dag cruciaal voor iedere organisatie en bepalend voor succes of falen. Dat proces is nooit af. Continu wordt gewerkt aan verbetering van gebruikerservaring. Daarbij moet ook rekening worden gehouden met technologische ontwikkelingen en verschuivende kanaalvoorkeur bij klanten. Opkomende kanalen zijn bijvoorbeeld communities en chatbots, terwijl het belang van traditionele kanalen, zoals telefonie, afneemt.

ING digitaliseert de klantprocessen via een zogenaamd wasstratenprogramma. Het wassen van de klantprocessen moet het voor klanten nog simpeler en begrijpelijker maken, met als doel de dienstverlening te verbeteren. Zo wordt nooit tweemaal om dezelfde gegevens gevraagd, is de beleving via alle kanalen identiek en wordt in ieder proces de klanttevredenheid gemeten. De focus ligt op de tevredenheid van klanten. Het proces voor het openen van een jongerenrekening is bijvoorbeeld teruggebracht tot vier clicks. Een nieuw rekeningnummer kan direct worden geopend. Daardoor is de klanttevredenheid aanzienlijk toegenomen en de uitval gereduceerd van 10 tot 1 procent.

De overheid slaagt er in meer dan tien jaar niet in om persoonsgegevens van de bevolking te digitaliseren. Een commercieel bedrijf was al na een jaar failliet gegaan. Zo niet onze overheid. De minister laat nu een drietal onafhankelijke deskundigen, ondersteund door een klein secretariaat en een klankbordgroep, een bezinning uitvoeren. Bij een bedrijf staan voortdurend verbeteren en tevredenheid van klanten centraal. Bij de overheid vergt elke vorm van modernisering heel veel tijd en draait alles om de overheid. De eigen processen worden gedigitaliseerd en overheidsklanten moeten zich daarnaar voegen.

Boulevard of Broken Dreams

De overheid en commerciële ICT-bedrijven vormen al jaren een slecht huwelijk. ICT-bedrijven klagen over de voortschrijdende juridificering van de aanbestedingspraktijk. De overheid voelt zich volkomen afhankelijk van ICT-bedrijven, die de overheid voornamelijk als melkkoe gebruiken. Vraag opdrachtgevers binnen de overheid naar hun ervaringen met ICT-bedrijven en hun oordeel liegt er niet om:

  • De teleurstelling overheerst
  • Wij zien leveranciers als zakkenvullers
  • (Monopolie) positie leverancier bepaalt de samenwerking
  • Het valt in de praktijk altijd tegen en na de gunning zit je er aan vast

Een goede relatie is altijd gebaseerd op wederzijds vertrouwen. Dat vertrouwen is beschaamd. ict-bedrijven mogen zich dit aantrekken. Zij hebben lang meer oog gehad voor (bescherming van) eigen omzet dan voor belangen van overheidsklanten. In reactie daarop zijn de aanbestedingsregels aangescherpt en hebben overheidsorganisaties contacten met leveranciers op een laag pitje gezet. Deze maatregelen werken veelal contraproductief. Hoe kunnen overheid en ICT-bedrijven beter samenwerken? Hoe kom je uit de kramp?

De sleutel bij het herwinnen van wederzijds vertrouwen ligt bij het bouwen van pre-competitieve relaties tussen overheid en bedrijven. Overheidsorganisaties kunnen zich daarbij oriënteren op de kennis en het aanbod van de markt en daar hun inkoopbeleid en aanbestedingen op afstemmen. Bedrijven kunnen de klantbehoefte achterhalen en hun verkoopkans inschatten en beïnvloeden. Bedrijven die voorafgaand aan een aanbesteding geen contact hebben gehad schatten hun winkans laag in en zullen de aanbesteding afkwalificeren. Overheidsorganisaties die leverancierscontacten mijden profiteren daardoor onvoldoende van marktwerking. Zij moeten rekening houden enkel aanbiedingen te krijgen van huisleveranciers  en werken zelf vendor lock-in in de hand.

Het zou helpen als overheidsorganisaties beter inzicht krijgen in belangen van ICT-bedrijven. Tijdens workshops leg ik uit hoe ICT-bedrijven werken. Waar worden zij op afgerekend en wat zijn hun drijfveren? Die elementen zijn bepalend voor het gedrag van ICT-bedrijven. Ik laat het dashboard van ICT-projecten van de Rijksoverheid zien: alle projecten staan op groen. Daarna toon ik het dashboard van dezelfde projecten van een ICT-bedrijf en bijna alle projecten staan op rood. Waar sturen ICT-bedrijven op? Welke onderdelen staan op rood? En waarom? De workshopdeelnemers zijn ambtenaren die al jarenlang opdrachten geven aan ICT-bedrijven, maar zij weten de antwoorden op die vragen meestal niet. Ik pleit voor meer openheid en transparantie tussen overheid en ICT-bedrijven. Door een beter wederzijds begrip kunnen cultuurverschillen makkelijker worden overbrugd.

Een van de cursisten had bij ICT-bedrijven de associatie: ‘boulevard of broken dreams’. Dat associeer ik op mijn beurt weer met de songtekst van het gelijknamige nummer van de Amerikaanse rockband Green Day: ‘Ik loop alleen. Ik loop alleen. Mijn schaduw is het enige dat langs me loopt’.

De overheid staat niet alleen en heeft de ICT-markt nodig. Laten overheid en ICT-bedrijven elkaar vasthouden om de grote uitdagingen op digitaal gebied aan te gaan. De ICT-markt is inmiddels volwassen en heeft de overheid veel te bieden.

Moderne tijden

De film Modern Times uit 1936 is een satire op de voortschrijdende industrialisatie in het begin van de twintigste eeuw. We zien arbeiders, bewaakt door camera’s en beeldschermen, monstrueuze machines bedienen. Een van hen is Charlie Chaplin, een zwerver. Hij werkt aan een lopende band en draait voortdurend bouten en moeren aan. Tussen alle slaafse wezens die de fabriek bevolken weet hij als enige zijn menselijkheid te bewaren.

De industrialisatie werkte dehumanisering in de hand. Arbeiders werkten onder miserabele omstandigheden aan de lopende band en verloren binding met het eindproduct.  De vervreemding van arbeiders na de industriële revolutie toont gelijkenis met onze huidige onderwerping aan de systemen. De moderne mens is verworden tot systeemslaaf, van wie het gedrag in toenemende mate kan worden gemanipuleerd. Door middel van data tracking en profiling wordt toegang verkregen tot persoonlijke informatie die als basis wordt gebruikt voor controle en beïnvloeding van mensen.

De Duitse filosoof Jürgen Habermas maakte een onderscheid tussen de ‘systeemwereld’ en ‘leefwereld’. De systeemwereld is alles wat mensen ontwikkeld hebben aan instellingen en structuren voor regulering op gebieden van o.a. economie, politiek, onderwijs, wetenschap, overheid, gezondheidszorg, verzorgingsstaat en rechtspraak. De leefwereld is het privé domein, waarin de mensen met elkaar omgaan buiten de systemen. In het verleden bestond een samenleving bijna helemaal uit ‘leefwereld’, maar in de moderne tijd is een steeds groter deel ‘systeemwereld’ geworden. De systeemwereld heeft vooruitgang gebracht en daar betalen we een prijs voor in de vorm van hebbelijkheden en onhebbelijkheden van vele systemen. (van der Lans 2010: 46)

De systeemwereld dijt uit en lijkt steeds verder af te drijven van de leefomgeving van mensen. De systeemwereld houdt te weinig rekening met individuele behoeften van mensen. Mensen herkennen zich niet in de abstracte systeemwereld. Mantelzorger Annette Stekelenburg vertolkt dit gevoel treffend op haar website: “Het meeste last heb ik van systemen, regels en protocollen. Niet de dagelijkse zorg maakt me moe, boos of verdrietig, maar de systemen, regels en protocollen en niet te vergeten de professionals die ons onze kracht afnemen door de regie uit handen te nemen. Mijn gezin is niet in een regeling te vangen, dat snapt iedereen. Wij zijn de uitzondering op de regel. Wij passen niet in het systeem.”

Mensen begrijpen de systeemwereld niet. De systeemwereld begrijpt zichzelf vaak ook niet. Het is een ongelijksoortige verzameling van systemen en subsystemen. Die zijn vaak een doel op zich en werken niet altijd even goed samen. Mensen worden daarvan de dupe. Zo werd uit de verhoren van de parlementaire enquête naar de Fyra duidelijk dat alle betrokken actoren – zoals de politiek, het ministerie, Nederlandse en Belgische Spoorwegen, Italiaanse treinenbouwer en inspectie – keurig hebben gehandeld binnen hun eigen werkterrein. Daarbij bediende ieder op zich het eigen belang. Dit belemmerde het dienen van het overkoepelende belang, namelijk het verbeteren van de vervoersmobiliteit. De titel van het eindrapport vat het probleem kort samen met ‘Reiziger in de kou’.

In onze moderne tijden verschuift het zwaartepunt in de richting van de systeemwereld. De systeemwereld en leefomgeving moeten meer in balans komen. Mensen en belangengroeperingen verzetten zich in toenemende mate tegen onbegrijpelijke regels, systemen en procedures waarbij het uiteindelijke doel soms helemaal uit het oog is verloren. Klagen helpt al lang niet meer. Een hedendaagse Charlie Chaplin is veel effectiever.

 

Goed opdrachtgeverschap

Een succesvol ICT-project vergt een goed samenspel tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. De opdrachtgever moet de juiste condities scheppen om de opdrachtnemer optimaal te laten presteren. De opdrachtnemer moet kwaliteit op de eerste plaats zetten. Zowel opdrachtnemer als opdrachtgever moeten bereid zijn zich kwetsbaar op te stellen en streven naar een win-win relatie. Wederzijds vertrouwen is een belangrijke succesfactor.

Twaalf jaar geleden was ik betrokken bij één van de ambitieuze overheidsprojecten: het ontwikkelen van de ICT-infrastructuur voor een shared service van personeelsdiensten voor de rijksoverheid. Wij hadden de opdracht om de personeelsadministraties van alle ministeries op één platform te bundelen en daar zelfbedieningsfuncties aan toe te voegen. Maar het lukte in een jaar tijd niet om alle ministeries op één lijn te krijgen. Door gebrek aan wederzijds vertrouwen werd anderhalf jaar na de projectstart gezamenlijk overeengekomen het contract te ontbinden. Alle partijen zijn tekortgeschoten, maar na de scheiding toont de opdrachtgever nog weinig zelfreflectie. In een interview in Binnenlands Bestuur geeft hij de opdrachtnemer de schuld van de mislukte relatie:

“Helaas, het kunstje was voor hen moeilijker dan gedacht. Wij rekenden op hun massieve bijstand, maar die kwam niet terwijl de ontwikkelingskosten opliepen. We merkten dat wij het werk van die marktpartijen zaten te doen. De opdracht was om eerst de personeelsprocessen te standaardiseren zodat ze geautomatiseerd konden worden. We hadden gehoopt dat de marktpartijen wisten welke standaards gangbaar waren en hoe de organisatie daaraan kon worden aangepast. Maar we kwamen er achter dat we daar zelf meer verstand van hadden.”

De Algemene Rekenkamer constateerde tekortkomingen in het opdrachtgeverschap van de overheid. Die tekortkomingen werden snel gerepareerd. Er kwam een gefaseerde aanpak met een actieve rol van de ministeries en marktpartijen. De overheid maakte werk van de standaardisatie en ICT-bedrijven zorgden aansluitend voor implementatie van de systemen. Na een doorstart werd het project alsnog een succes, dankzij professioneel opdrachtgeverschap en goede samenwerking.

Vorige maand presenteerde de Studiegroep ‘Informatiesamenleving en Overheid’ een advies over het verbeteren van het functioneren van de digitale overheid. De studiegroep laat zich in het rapport kritisch uit over de afhankelijkheid van grote ICT-aanbieders. Die zou een belangrijke belemmering vormen voor verdere digitale transformatie. De voorzitter van de studiegroep hierover in iBestuur: “Dit rapport is geen pleidooi tegen uitbesteden. Maar wij zeggen wel dat we alleen dingen zouden moeten uitbesteden die we in principe ook zelf kunnen doen. Dat impliceert dat onze expertise tenminste gelijkwaardig moet zijn aan die van de markt.” Het is een opmerkelijke uitspraak die veel vragen oproept. Duidelijk is evenwel dat de overheid in deze meer afstand neemt van de markt en meer ontwikkelingen voor een digitale infrastructuur met eigen mensen wil gaan doen.

De voorgenomen wijze van doorontwikkeling van de digitale infrastructuur staat in schril contrast met de benadering die de overheid hanteert voor de inrichting van de fysieke infrastructuur. Daar wordt juist geïnvesteerd in verbetering van de relatie met de markt. Vertegenwoordigers van overheden, brancheorganisaties en bedrijven stelden gezamenlijk een Marktvisie op, gericht op samenwerking en wederzijds vertrouwen. De hiërarchische opdrachtgever-opdrachtnemer verhouding maakt plaats voor samenwerking in de keten op basis van gelijkwaardigheid en complementariteit, met ieder een eigen rol en verantwoordelijkheid. Het initiatief van Rijkswaterstaat getuigt van goed opdrachtgeverschap en verdient navolging in andere sectoren.

Digitale Overheid Waarmaken

De overheid moet een fundamentele andere omgang met digitalisering ontwikkelen. De Digitale Generieke Infrastructuur is een vitale infrastructuur van ons land, waarvan de financiering structureel moet worden geborgd. De aansturing van een doorlopende digitalisering moet op topniveau worden verankerd binnen de (rijks)overheid en politieke aansturing. Overheidsorganisaties moeten zelf de regie voeren bij digitalisering van hun primaire processen en daarvoor gezamenlijk hun kennisniveau verhogen. Dat stellen de topambtenaren van de Studiegroep Informatiesamenleving en Overheid in het rapport ‘Maak Waar!’.

Burgers en bedrijven zijn inmiddels vertrouwd met digitale dienstverlening van de overheid. Meer dan 600 organisaties bieden digitale diensten aan via DigiD. Het inlogmiddel heeft meer dan 13 miljoen gebruikers die, volgens beheerder Logius, in 2016 250 miljoen keer inlogden. Dat bereik is met name hoog door dienstverlening van uitvoeringsorganisaties, zoals de Belastingdienst. De vooringevulde belastingaangifte  verhoogt de kwaliteit van de aangifte en bespaart belastingbetalers veel tijd. De dienst wordt elk jaar beter en completer. Dit jaar kostte het mij amper een kwartier om de aangifte van mijzelf en van mijn vrouw te controleren en op te sturen.

Minder bekend is het digitaal loket van het Centraal Justitieel Incassobureau. Deze organisatie staat bekend vanwege de efficiënte afhandeling van verkeersboetes via acceptgiro’s. Door de overgang naar een Europees betaalsysteem komt de acceptgiro binnenkort te vervallen. De overschakeling naar online incasso via iDeal was de trigger voor de lancering van een digitaal loket voor onze boetes voor de lichte verkeersovertredingen. Het loket geeft een overzicht van onze openstaande en afgehandelde boetes. Je kunt de foto’s opvragen, online betalen en digitaal in beroep gaan. De website is in begrijpelijke taal opgesteld en werkt prima op een tablet of mobiel.

Tot op heden heeft de overheid met name de eigen processen en diensten geautomatiseerd. Een volgende grote stap kan worden gezet door overheidsklanten en beleidsdoelen centraal te stellen bij digitalisering. In de ‘dienstverlening’ van het CJIB zijn de verkeersboetes geen doel op zich, maar bedoeld als sanctie om de overtreder te prikkelen om niet meer in herhaling te vallen. Naleving van toegestane snelheid en verkeersregels draagt bij aan betere veiligheid, milieu en doorstroming. Die doelen kunnen ook worden bereikt door op locatie de maximum toelaatbare snelheid aan de auto door te geven. Automobilisten hoeven dan niet langer te speuren in het analoge oerwoud van bordjes met steeds wisselende snelheden en tijdsaanduidingen langs de snelweg. Als de toegelaten snelheid wordt gekoppeld aan een snelheidsbegrenzer worden boetes, uitvoeringsorganisatie en digitaal loket in één klap overbodig. Het incasseren van geld kunnen we dan voortaan volledig aan de Belastingdienst overlaten.

Door digitalisering en samenwerking tussen overheid, private partijen en mensen in de samenleving kunnen we zaken anders organiseren en nieuwe waardediensten in het leven roepen. Daardoor kan economische groei worden versneld en onze samenleving gezonder, slimmer, socialer, veiliger en duurzamer worden gemaakt. De mogelijkheden zijn legio, bijvoorbeeld voor bevordering van gezondheidszorg, mobiliteit en participatie. De overheid kan het goede voorbeeld geven door te streven naar volledige transparantie, vrijgeven van betrouwbare open data, organiseren van internetconsultaties bij beleidsvorming en stemmen via internet te faciliteren. Een digitale overheid moet ruimte bieden aan nieuwe ontwikkelingen. De informatiesamenleving laat zich niet top down aansturen. Nieuwe leiders binnen politiek en overheid moeten een digitale overheid door innovatie en samenwerking waarmaken.