Corona-innovaties

De SARS-epidemie van 2003 was een grote katalysator van innovatie in Zuidoost-Azië. Zo werd de luchthaven in Singapore uitgerust met infrarood camera’s die metadata genereren van binnenkomende reizigers om een virusuitbraak of epidemie te voorspellen en passende maatregelen te nemen. Door de SARS-epidemie nam ook het online winkelen een grote vlucht. Vanwege het grote aantal besmettingen moesten de winkels noodgedwongen verhuizen naar het internet. Dat betekende ook de doorbraak van internetbedrijf Alibaba.

Is het huidige pandemie nu ook weer een stimulans om te innoveren? Het data- en marktonderzoeksbureau Savanta stelde die vraag, in opdracht van Pegasystems, aan meer dan 3.000 beslissers van private en publieke organisaties wereldwijd. Uit het onderzoek blijkt dat een overgrote meerderheid (84%) het voorbereid zijn op een ingrijpende gebeurtenis, zoals de huidige pandemie, nu als topprioriteit heeft bestempeld. Dat is niet verwonderlijk aangezien één op de drie respondenten aangaf onvoorbereid te zijn geweest op de impact van Covid-19. Driekwart van de ondervraagden geeft aan dat de pandemie heeft geleid tot een toename van investering in intelligente automatisering. In algemene zin blijkt uit het onderzoek dat technologie grote invloed zal hebben op de manier waarop we in de toekomst werken.

Naar mate het verdienmodel gevaar loopt, komt er in korte tijd ruimte voor creativiteit en innovatie. Oude ingesleten patronen kunnen onder druk worden losgelaten. Innovaties komen dan in korte tijd tot stand. Zo werd een Chinese fabrikant van elektrische voertuigen in korte tijd omgetoverd tot de grootste producent van mondkapjes ter wereld. Een Amerikaans toprestaurant besloot in het licht van de pandemie te sluiten en in de plaats daarvan een aantal pop-up vestigingen te openen met bezorgservice en drive-through concept. Op basis van beschikbare kennis en ervaring werd in korte tijd een succesvol businessmodel herontworpen. Het is de kunst het oude volledig los te laten en volledig te richten op nieuwe kansen en technologische mogelijkheden.

Financiële instellingen, bedrijven en overheden doen er in deze tijd verstandig aan de mogelijkheden van de toenemende digitalisering te benutten om hun organisatie wendbaarder te maken. Dit vereist een continu transformatieproces met als doel een wendbare organisatie waarin de klant gedurende de gehele klantreis centraal staat. Zo heeft Transavia de periode van de lock-down, waarin niet gevlogen mocht worden, benut om de gehele vluchtvoorbereiding bij te sturen. Dit zorgt voor een aanzienlijke vermindering van de verwerkingstijd en verbeterde klanttevredenheid.

De overheid moet nog een forse inhaalslag maken met digitale transformatie. In tijden van crisis gaan alle betrokkenen nu binnen diverse overheidsorganisaties voornamelijk harder werken binnen de bestaande kaders. Dat leidt niet tot het gewenste resultaat want het is – volgens het citaat van Einstein – waanzin om steeds opnieuw hetzelfde doen, en dan toch verschillende uitkomsten verwachten. Daarom vlot het maar niet met de afhandeling door de Belastingdienst van de kinderopvangtoeslagaffaire. Dit blijkt keer op keer ingewikkelder en tijdrovender dan gedacht. Vergelijkbare problemen zien we nu bij de uitvoering van het bron- en contactonderzoek door de GGD’en. Een verkokerde overheid en versnipperde informatievoorziening belemmeren opschaling van de onderzoeken. Met de ontwikkeling van de CoronaMelder app heeft het ministerie van VWS vol ingezet op innovatie. De overheid kan wendbaarder worden en adequater reageren op onverwachte gebeurtenissen als die ambitie ook wordt losgelaten op eigen organisatie en systemen.

Coronaprivacy

Als we massaal bereid zijn om onze locatiegegevens te delen met Google waarom zijn wij dan zo terughoudend datzelfde te doen met onze overheid? Zeker nu deze data in de huidige crisis cruciaal zijn bij het indammen van het coronavirus en het weer op gang krijgen van de economie. Nauwelijks was minister in zijn persconferentie over de Corona-apps uitgesproken of er kwam een stroom van reacties los. Het ging allang niet meer over het effectief traceren van besmettingen, maar over mogelijke aantasting van onze privacy.

Een gelegenheidscoalitie “Veilig tegen Corona” onder leiding van Bits of Freedom en de Waag roept middels een manifest op te voldoen aan eisen privacy en informatieveiligheid. Kamerleden stellen in vervolg daarop kritische vragen aan de minister van VWS. Het manifest stelt dat de apps een tijdelijk karakter moeten hebben en alleen mogen worden ingezet om het virus onder controle te krijgen. Het gebruik van de apps mag op geen enkele wijze worden afgedwongen. De privacy moet volledig worden gewaarborgd: de gegevens mogen niet herleidbaar zijn tot personen en er mag geen centrale opslag zijn van persoonsgegevens. Alle gegevens moeten daarom in beginsel lokaal op de telefoon worden opgeslagen.

Die eisen, die in de marktuitvraag door het ministerie van VWS zijn overgenomen, verwijzen naar een oplossing waarbij telefoons zelf bijhouden bij welke andere telefoons ze in de buurt zijn geweest. Mensen die besmet zijn moeten dat zelf in de app registreren. Daarna krijgen de personen die in de buurt van een geïnfecteerd persoon  zijn geweest een bericht, waarna ze zelf maatregelen kunnen nemen. Deze oplossing lijkt technisch haalbaar nu Apple en Google hebben aangekondigd samen een api te zullen uitbrengen, waar apps voor contactonderzoek op basis van bluetooth gebruik van kunnen maken.

Het is echter maar de vraag of een app op basis van vrijwillig gebruik een succesvolle bijdrage kan leveren aan het traceren van besmette contacten. Het werkt alleen als er voldoende wordt getest en een meerderheid bereid is de app te gebruiken. De gebruikscijfers van een dergelijke app in Singapore stemmen alvast niet hoopvol, want slechts 20 procent van de Singaporezen gebruikt de app. En dan moeten we er nog op vertrouwen dat mensen die positief zijn getest dat ook netjes registreren in de app. Om maar niet te spreken van de onterechte registraties door zogenaamde digitale coronahoesters. Bij beperkt app gebruik kun je een positief getest persoon beter vragen om zijn directe contacten zelf digitaal te melden. Maar je zou de app ook kunnen afdwingen door het gebruik ervan te eisen bij toegang tot bijv. kantoren, winkels en bijeenkomsten. Verder ligt het voor de hand gedetecteerde contacten na positieve test te delen met de GGD als basis van het contactonderzoek.

Als de overheid gebruik zou kunnen maken van de locatiedata van Google dan zou er geen app meer nodig zijn. Google kan tot het intiemste detail met ons meekijken, want ons mobiel gaat in onze broekzak overal mee tot aan de WC toe. Je schrikt als je er achter komt wat Google allemaal van ons weet. Deze video geeft daarvan een mooi inkijkje. Dergelijke surveillancepraktijken accepteren we natuurlijk niet van onze overheid. Toch kan ik mij voorstellen dat je voor een beperkte periode en een urgent doel locatiegegevens deelt. Zo deel ik als burgervrijwilliger mijn locatie via de app HartslagNu, zodat ik kan worden opgeroepen voor een reanimatie in mijn directe omgeving. Ik accepteer zelfs dat de app 18 procent van de batterijcapaciteit verbruikt. Een paar weken terug ontving ik een oproep voor reanimatie. Ik vroeg mij af of ik er goed aan deed naar het slachtoffer te gaan in deze coronatijd. Ik heb immers geen beschermingsmiddelen. Welke risico’s zou de patiënt en ik zelf daarbij lopen? Zou je de mond op mondbeademing dan niet beter achterwege kunnen laten? Gelukkig werd de oproep kort na melding geannuleerd. Ik vroeg het Rode Kruis om advies of ik had moeten gaan en was verbaasd over het antwoord: “Hier is momenteel geen specifiek beleid voor. Het belangrijkste is dat jij, net zoals altijd, als burgerhulpverlener je eigen veiligheid vooropstelt.”

Ik heb inmiddels begrepen dat vijftigplussers niet meer worden opgeroepen voor een reanimatie, omdat zij in de risicogroep zitten. De locatievoorziening van de reanimatie app heb ik daarom uitgeschakeld. Als ik levens zou kunnen redden in deze crisistijd door het delen van mijn locatiegegevens, dan zou ik dat zeker doen. Ik adviseer iedereen daarom serieus te overwegen meer informatie te delen met de overheid om de coronacrisis te helpen bestrijden en voorts deze instructies te volgen voor het uitzetten van locatie volgen door Google.

ICT treft geen blaam

Na een verkeersongeval is de schuldvraag in de meeste gevallen eenvoudig te beantwoorden. Als de regels zijn overtreden, bijvoorbeeld door rood licht rijden, te hard rijden of geen voorrang van rechts geven, dan is de bestuurder schuldig aan het ongeval. Dat geldt ook als de automobilist onder invloed was of werd afgeleid door zijn mobiele telefoon. De schuldige van een verkeersongeval is altijd de bestuurder. De auto zelf treft geen blaam.

Geheel anders is dat in de wereld van de ICT. Als er iets fout gaat met de geautomatiseerde verwerking dan wordt steevast naar de falende techniek gewezen. In de vorige eeuw kregen de computers nog de schuld. Nu is de falende software oorzaak van alle kwalen en in de toekomst zijn de algoritmes waarschijnlijk de gebeten hond. Een zoekopdracht op het internet levert het volgende alarmerende beeld:

‘Falende ICT kost overheid miljarden’

‘De ICT-projecten bij de overheid zijn nog steeds een chaos’

‘ICT-problemen overheid nog maar topje van ijsberg’

‘Rijk faalt bij ICT-projecten: het gaat mis op alle niveaus’

De combinatie ICT en overheid springt er met kop en schouders bovenuit in alle negatieve berichtgeving. Je krijgt de indruk dat het een grote chaos is met de ICT van de overheid en dat daardoor miljarden aan belastinggeld over de balk wordt gegooid. Dat strookt echter niet met de werkelijkheid. Het overgrote deel van de ICT-projecten slaagt wel en ICT draagt bij aan een efficiënte bedrijfsvoering van de overheid. Volgens Cokky Hilhorst (hoogleraar aan de Nyenrode Business Universiteit en voormalig hoofd van het Bureau ICT-toetsing) resulteert elke geïnvesteerde ICT-euro bij overheden in €1.15 efficiencywinst. Bij bedrijven zorgen ICT-investeringen zelfs voor 45% tot 75% extra marktwaarde.

Met de kwaliteit van moderne ICT is weinig mis. De hedendaagse software is betrouwbaar en veilig, bijna net zo veilig als een auto. Sterker nog: de moderne auto is eigenlijk een rijdende computer en veilig dankzij de ICT. Net zoals in het autoverkeer is de mens de zwakste schakel bij geautomatiseerde verwerking.

Als de politiek – ondanks talloze waarschuwingen – besluit om onuitvoerbaar beleid in te voeren, dan komt een uitvoeringsorganisatie niet veel verder dan geautomatiseerde onuitvoerbaarheid. De samenleving wordt daarna geconfronteerd met complexiteit en chaos. Zo verslikte de Belastingdienst zich destijds in de operatie Walvis. Het bedrijfsleven was administratieve lastenverlichtingen beloofd op basis van eenmalige aanlevering van salarisgegevens. Het werd een bureaucratische nachtmerrie. Met de invoering van de Toeslagen, het Persoonsgebonden Budget en de decentralisaties in het sociale domein verliep het niet veel beter.

Trekken we de vergelijking van het autoverkeer door, dan ligt het voor de hand om ICT-gebruikers vooraf een toelatingsexamen te laten afleggen. Dat geldt natuurlijk voor alle deelnemers aan het proces. In het verkeer moeten de spelregels worden gehandhaafd en overtreders met een boete of ontzegging van deelname gestraft.

Stop ICT-Projecten

In het laatste decennium van de vorige eeuw werd ik veelvuldig gevraagd om ICT-projecten door te lichten vanuit het perspectief van de leverancier. Stuk voor stuk waren dat projecten die in de gevarenzone waren beland. Als ik terugkijk op mijn bevindingen uit die tijd, dan zie ik veel gelijkenis met de ICT-toetsen die het Bureau ICT Toetsing (BIT) uitvoert van huidige overheidsprojecten. Is er dan in 25 jaar tijd niets veranderd?

Rode draad van mijn bevindingen was destijds onderschatting van complexiteit en omvang voorafgaand aan de start van het project. Meestal moest er een inschatting worden gemaakt op basis van een globaal programma van eisen in de aanbestedingsfase. Vandaag de dag zouden dan alle alarmbellen afgaan, maar toentertijd niet. Alles werd uit de kast gehaald om de aanbesteding, met prijs als doorslaggevend selectiecriterium, te winnen. Hoewel er sprake was van nieuwe, deels nog onvolgroeide technologie, werd de technische haalbaarheid positief ingeschat. In de aanbestedingsfase was de leverancier weliswaar nog niet bekend met de organisatie van de opdrachtgever, maar vertrouwde er op eventuele tegenvallers gezamenlijk op te kunnen lossen.

Na de gunning ontrolde zich dan bijvoorbeeld het volgende scenario. Opdrachtgever en leverancier beginnen vol optimisme aan het nieuwe project, maar al snel doemen de eerste problemen op. De specificaties blijken moeilijk toegankelijk en onvolledig. De leverancier wil vaart maken en begint zelf alvast met de uitwerking van de specificaties. Nu lijkt er ook sprake van nieuwe eisen en wensen die de opdrachtgever verwerkt wil zien in het ontwerp. Daardoor ontstaat aanzienlijk meerwerk. Met de contactpersoon van de opdrachtgever wordt mondeling overeengekomen het meerwerk op te sparen en achteraf te bespreken. Het management van de leverancier trekt aan de bel als het project forse vertraging oploopt en het projectbudget wordt overschreden. Dan blijkt dat de contactpersoon slechts een intentie heeft uitgesproken het meerwerk op termijn te willen bespreken, maar dit nooit heeft gehonoreerd. De contactpersoon blijkt bovendien geen financieel mandaat te hebben.

Tegen die tijd werd mijn hulp ingeroepen. In twee dagen tijd moest ik de projectstatus in kaart brengen en advies uitbrengen over de voortzetting van het project. Uitgangspunt voor het advies is het contract dat beide partijen zijn overeengekomen. Daarna is het project uit de rails gelopen. De leverancier is tekortgeschoten in projectbeheersing, waaronder scope- en changemanagement. De opdrachtgever heeft nagelaten verantwoordelijkheid te nemen, bijvoorbeeld bij oplevering van functionele specificaties en accordering. De leverancier heeft verzuimd tijdig in te grijpen en geprobeerd de tekortkomingen te repareren. Mijn advies is erop gericht het project weer op het goede spoor te zetten, met duidelijke scope, aansturing en projectbeheersing.

Afgaande op de rapportages van de toetsen die het BIT afgelopen jaren heeft uitgevoerd, constateer ik dat de ICT-projecten binnen de overheid nog steeds met dezelfde problemen kampen. Zo lees ik bijvoorbeeld: “Het project heeft een reële kans om uit te gaan lopen.” en: “Wij denken dat de investering is onderschat en dat de leverancier nu wel zeer makkelijk geld kan verdienen.” De projecten zijn nog altijd gebaseerd op een watervalaanpak. Het gaat over de verhouding tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers en problematische aanbestedingen. Veelal betreft het een-op-een systeemvervanging en automatisering van bestaande processen. De focus van de BIT-toetsen is ook nog onverkort de ICT op zichzelf. De conclusies zijn dan weliswaar wat wollig geformuleerd. De adviezen zijn wel stevig. In de meeste gevallen adviseert het BIT het project per direct te stoppen.

Die adviezen sluiten goed aan bij de trend van de laatste jaren. De megalomane ICT-projecten behoren namelijk voorgoed tot het verleden. Alle organisaties staan voor de opgave de kansen, verwachtingen en mogelijkheden van de toenemende digitalisering te benutten voor een wendbare organisatie waarin de klant gedurende de gehele klantreis centraal staat. Dit is een continu en kort cyclisch iteratief proces waarin alle disciplines nauw met elkaar samenwerken. Het spreekt voor zich dat de overheid moet stoppen met resultaatgerichte aanbestedingen. In plaats daarvan kunnen beter gekwalificeerde scrum-teams worden ingehuurd. Digitale transformatie vraagt ook om een verschuiving van de BIT-toetsing van resultaat naar proces, co-creatie en team.

Alles voor een glimlach

Laatst crashte mijn iPhone. Geforceerd herstarten bood geen soelaas, het scherm bleef hangen op een wit appeltje. Acuut kreeg ik een onrustig gevoel. Zonder mobiel was ik heel beperkt in mijn mogelijkheden. Ik kon vanuit thuis niet meer inloggen op het bedrijfsnetwerk, niet meer appen met familie en vrienden, mijn mail onderweg niet meer checken, niet meer navigeren en files ontwijken in de auto, mijn sporttrainingen niet meer tracken en delen, niet meer betalen met Apple Pay, geen muziek meer beluisteren enz. enz.

Ik kon het probleem met mijn iPhone zelf niet oplossen en moest op zoek naar service voor herstel en/of tijdelijke vervanging. Waar ga je dan naar toe? Ga je naar de fabrikant, de leverancier of een reparatiebedrijf? Ik wilde graag snel weer online. Mijn voorkeur ging dus uit naar de organisatie met gepaste service die mij per direct kon helpen.

Ik hoopte dat de leverancier mij zou kunnen helpen en belde naar de klantenservice van de provider die mij het toestel heeft geleverd. Ik had daarbij ook een verzekering voor verlies of schade afgesloten. Via de IVR van de klantenservice kreeg ik de melding dat ik mij rechtstreeks tot de verzekeraar moest wenden. Ik belde het nummer van de verzekeraar en werd direct aan een soort kruisverhoor onderworpen. Wat is de IMEI-code? Wat is de oorzaak van het defect? Spreekt u de waarheid? Blijkbaar wordt er veelvuldig gefraudeerd met toestelverzekeringen. Zelf had ik ook nog een paar vragen. Kan ik een vervangend toestel krijgen en hoe kan ik mijn toestel laten repareren? De antwoorden op mijn vragen kreeg ik niet, want dat moest ik zelf uitzoeken via de klantenservice of een telefoonwinkel.

Mijn werkdag ging vervolgens geheel offline van start. Onderweg passeerde ik een Coolblue winkel en besloot naar binnen te gaan om te informeren naar een goedkoop vervangend toestel. Ik legde het probleem van mijn gecrashte iPhone uit. De verkoper vroeg of ik het toestel in de winkel had gekocht, maar dat had ik niet. “Dat is jammer, maar ik kan onze serviceafdeling wel even naar de iPhone laten kijken.” Een servicemedewerker ging direct aan de slag met herstel van mijn iPhone en ik kreeg tijdens het wachten koffie aangeboden. Nadat iOS opnieuw was geïnstalleerd werd ik zelfs geholpen met het initialiseren en terugzetten van de back-up. En dat alles voor een glimlach!

Als consument selecteer ik op basis van de beste service afgestemd op mijn persoonlijke behoefte. De klantbeleving vormt tegenwoordig het belangrijkste onderscheidend vermogen van aanbieders van producten en diensten. KPMG onderscheidt zes universele kenmerken van een goede klantbeleving:

  1. Personalisation:  Het gebruik van persoonlijke aandacht om een emotionele connectie te leggen
  2. Integrity:  Betrouwbaar zijn en beloftes nakomen
  3. Expectations: Managen, nakomen en overtreffen van klantverwachtingen
  4. Resolution: Een negatieve ervaring omzetten in iets positiefs
  5. Time and Effort: Het minimaliseren van klantinspanningen en het creëren van eenvoudige processen
  6. Empathy: Het vermogen van organisatie om zich in te leven in de klant en hier naar te handelen

KPMG vroeg meer dan 5.000 Nederlandse consumenten hun ervaring te delen over 200+ merken in tien verschillende sectoren. In de ‘A Digital Walk to Remember: CEE NL 2019’ publicatie onthult KPMG de top-100 best presterende merken. Het is niet verrassend dat Coolblue hoog scoort. Het is een schoolvoorbeeld van een merk dat is ontwikkeld om in te spelen op behoeftes van de klant, verwachtingen te overtreffen en continu de service te verbeteren.

Geen enkele overheidsdienst heeft de top-100 gehaald. De publieke sector scoort van de tien sectoren het laagst. Dat resultaat is verklaarbaar omdat de publieke sector wordt gekenmerkt door geringe concurrentie, beperkte klantkeuze en door velen wordt geassocieerd met bureaucratie. Langzaam maar zeker komt daar verandering in. Aan ambitie en plannen voor een klantgerichte overheid is er geen gebrek. De publieke sector kan nog grote stappen zetten voor een verbetering van de klantbeleving. Coolblue kan daarvoor als inspiratie dienen.

Beleidsvakantie

De wedstrijd die je niet speelt kun je in ieder geval niet verliezen. Zo heb ook dit nadeel zijn voordeel. Dat moet zo ongeveer de overweging zijn bij veel adviezen van het Bureau ICT Toetsing (BIT). Want het BIT verstrekt – vermoedelijk gedreven door ICT-faalangst – voornamelijk risicomijdende adviezen.

Twee jaar geleden baarde het BIT veel opzien met een vernietigend advies over de Operatie Basisregistratie Personen (BRP). Het onderzoekbureau Gartner achtte voltooiing van het project haalbaar, maar het BIT zag dit anders. Na herhaaldelijke herstart, overschrijdingen en uitloop oordeelde het BIT dat afronding opnieuw langer zou duren, met meer kosten en minder meerwaarde. Tot verbijstering van de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken en leveranciers schrapte minister Plasterk het ontwikkeltraject. Zo kwam een einde aan een politiek beladen modernisering van de bevolkingsadministratie, een operatie die al in 2004 was ingezet.

Daarna volgden nog diverse adviezen waarin het BIT zich tegen vernieuwing van de ICT keerde. Het ministerie van Justitie wilde het Justitieel Documentatie Systeem (JDS) vervangen om de continuïteit te borgen. Het BIT zag echter geen reden voor een vernieuwing van JDS en vond de gekozen aanpak risicovol. Een jaar na aanvang en 2,7 miljoen verder werd het project Vernieuwing JDS geannuleerd. Het RIVM zag dit jaar af van vernieuwing van Praeventis, dat had moeten leiden tot een verbeterde samenwerking tussen artsen, laboratoria en uitvoeringsinstanties bij onderzoek en vaccinatie voor en na de geboorte. Het huidige systeem is weliswaar ontwikkeld op basis van software waarvoor geen support meer bestaat, maar dat zou volgens het BIT geen belemmering mogen vormen om de doelstellingen van het RIVM te behalen. Daarna werd ook de ontwikkeling van een nieuw inspectiesysteem voor de NVWA gestaakt op advies van het BIT nadat daar al 60 miljoen aan was uitgegeven.

In haar jaarverslag waarschuwt het BIT voor onzorgvuldige besluitvorming over vervanging van bestaande systemen: ‘Het BIT ziet in veel gevallen dat IT-investeringsbeslissingen waarbij bestaande systemen worden vervangen te weinig met feiten zijn onderbouwd. Er ontbreekt dan een op feiten gebaseerde en gedegen probleemanalyse. Wij zien dan dat besluiten worden genomen op basis van een grote mate van kleuring in beelden en problemen rondom bestaande systemen. Dit kan leiden tot te weinig gerichte investeringen waardoor projecten onnodig zijn of onnodig groot worden. Vervangen wordt dan een doel op zich.’

Simpelweg vervangen van bestaande ICT-systemen is inderdaad risicovol en geen verstandige optie. Daar staat tegenover dat vrijwel alle overheidsorganisaties kampen met verouderde ICT, oplopende beheerkosten en beperkte wendbaarheid. Dit belemmert de uitvoering van nieuwe wet- en regelgeving. De Belastingdienst vraagt daarom zelfs om een beleidsvakantie waarin de dienst de komende drie jaar wordt gevrijwaard van wijziging van belastingwetgeving. Die tijd zou dan benut kunnen worden om de bestaande ICT te vernieuwen. Dat lijkt rijkelijk laat, want de software voor inning van essentiële belastingen was twintig jaar geleden al volstrekt verouderd. Vrijwaring van wetswijzigingen kan betekenen dat fiscale maatregelen voor de uitvoering van de klimaatplannen op losse schroeven komen te staan.

Om de uitvoering van de kabinetsplannen in goede banen de leiden moeten beleid en ICT hand in hand gaan. Het is niet goed als het beleid wordt ontwikkeld zonder daarin de consequenties voor de uitvoering mee te nemen. Andersom mogen we ook niet accepteren dat de gebrekkige staat van de ICT-infrastructuur van de overheid de invoering van nieuw beleid belemmert. Hoe beter de samenwerking tussen beleid en ICT, des te hoger de prestaties van de veranderprogramma’s. Op basis van goede samenwerking kan de overheid de strijd voor vernieuwing met vertrouwen aangaan en winnend afsluiten.

Ontwikkelen als Spotify

Overheden wereldwijd staan voor een forse vervangingsopgave van verouderde informatiesystemen. Die operatie is niet zonder risico. Uit internationaal onderzoek blijkt dat 45 procent van de vervangingsprojecten geheel of gedeeltelijk mislukt. Een meerderheid van 60 procent van alle projecten levert minder waarde dan verwacht, terwijl 17 procent zelfs rampzalige gevolgen heeft voor de organisatie. Er is een betere benadering dan het één op één vervangen van de bestaande systeemerfenis. Het gaat in feite om een grondige modernisering van overheidsorganisaties. Dit vergt een fundamentele transformatie.

Eenzijdige focus op technologie is de belangrijkste valkuil bij vernieuwingsprojecten. De aandacht kan beter worden verlegd naar de toegevoegde waarde die de organisatie wil leveren. Bij digitale transformatie draait het om het op maat bedienen van de klant. Voor overheidsorganisaties, die veelal hiërarchisch worden aangestuurd en in afdelingen taakgericht bezig zijn, is dit een grote veranderopgave. Niet langer de interne taken, maar de klantreis en voortdurend afstemmen op een (veranderende) klantbehoefte komen centraal te staan. Het is een grote verandering van organiseren en werken: de organisatie wordt ingericht op wendbaarheid. Bedrijven als Google, Zappos en Spotify lopen daarin voorop en werken volledig agile. Het organisatiemodel van Spotify met zelfsturende teams dient voor veel grote organisaties, waaronder ING, als voorbeeld.

Technologie maakt wendbaarheid  en continu aanpassen aan veranderende omstandigheden mogelijk. Dat biedt kansen voor overheidsorganisaties die in toenemende mate worden gedreven door data. Voorwaarde voor wendbaarheid is een optimale inzet van standaard technologie die meegroeit met technische ontwikkelingen. Maatwerk belemmert juist de wendbaarheid en moet zoveel mogelijk worden voorkomen. De technologie moet bewezen veilig en betrouwbaar zijn. Het moet handmatige werkzaamheden automatiseren en de juiste beslissingen helpen voorbereiden. Klanten moeten tijdig worden voorzien van relevante informatie voor hun persoonlijke situatie.

Het doorvoeren van de veranderingen in de organisatie, processen en systemen vergt een hechte en gelijkwaardige samenwerking tussen alle disciplines: management, gebruikers en IT’ers. De silo’s binnen een organisatie moeten worden doorbroken. Co-creatie is het nieuwe toverwoord. Het is een vorm van samenwerking waarbij alle deelnemers evenveel invloed hebben op het voortbrengingsproces en het resultaat. Het is een proces waarbij in korte sprints binnen een aantal maanden het eerste resultaat gereed is en in gebruik wordt genomen. Daarna wordt continu doorontwikkeld. Het is nooit volledig af. De traditionele watervalaanpak, waarbij voorafgaand aan de realisatie alles in een ontwerp wordt vastgelegd, wordt losgelaten.

Het spreekt voor zich dat een wendbare overheid moet stoppen met resultaatgericht aanbesteden. Een gemiddelde aanbesteding vergt namelijk meer dan een jaar. Tegen de tijd dat de opdracht kan worden gegund, is de technologie verouderd en zijn de doelstellingen achterhaald. De overheid moet dus innovatief inkopen en onderling de samenwerking opzoeken. Een voorbeeld van geslaagde Rijksbrede samenwerking is het standaard herbruikbaar platform RijksZaak.

RijksZaak is met name geschikt voor organisaties die hun primaire proces optimaal willen inrichten met de nieuwste technologie. Het stelt organisaties in staat de kwaliteit en doorlooptijd van processen beter te bewaken. RijksZaak maakt het mogelijk snel en doeltreffend in te spelen op nieuwe wet- en regelgeving en mee te bewegen met ontwikkelingen in de samenleving. Burgers en bedrijven kunnen met RijksZaak de afhandeling van zaken eenvoudiger en beter volgen.

Werken waar het werk is

Uitvoerders van de publieke zaak (waaronder arts, leraar, politieagent, rechter, gemeente beambte, UWV-medewerker) hebben één ding met elkaar gemeen. Zij zijn onderworpen aan de spelregels van een kunstmatig gecreëerde markt en worden gedwongen in een keurslijf van productienormen, protocollen en modellen. Daardoor moeten zij noodgedwongen veel tijd besteden aan administratie- en rapportageplicht. Kostbare tijd die ten koste gaat van het contact met de patiënt, leerling, burger of cliënt.

Uitvoerders voelen zich opgezadeld met overbodig tijdrovend werk. Ze moeten plannen opleveren, contactjournaals bijhouden en allerhande formulieren invullen zonder te weten wat met die informatie wordt gedaan. Daarbij komt dat ze veelal moeten werken met diverse systemen die niet op elkaar zijn aangesloten. Het administratieve werk bestaat voornamelijk uit informatie zoeken, plak- en knipwerk, mailverkeer en bijhouden van planningsoverzichten en actielijsten. De Amerikaanse antropoloog Graeber noemt de mensen die dit werk doen Ducktapers. Zij houden zich bezig met het oplossen van problemen die eigenlijk geen probleem zijn of die makkelijk geautomatiseerd kunnen worden. Een voorbeeld daarvan is de zorgverlener die meer dan 40 procent van zijn tijd kwijt aan het vergaren en creëren van informatie over patiënt en behandelkeuzes.

Uitvoeringsorganisaties zadelen hun medewerkers op met een groot aantal onsamenhangende en deels overlappende applicaties ter ondersteuning van hun administratieve werk. Inefficiënte software en onsamenhangende bedrijfsprocessen belemmeren de productiviteit van veel medewerkers. Dit blijkt uit een analyse die Pega uitvoerde van 5 miljoen uur aan desktopactiviteit van administratieve medewerkers. Het onderzoek toont aan dat medewerkers gemiddeld elke minuut – dagelijks meer dan 1.100 keer – moeten schakelen tussen 35 kritische bedrijfsapplicaties. Dat maakt hun werk onnodig complex en inefficiënt en leidt tot frustraties. Medewerkers maken onnodige vergissingen en verrichten overbodige handelingen die ook geautomatiseerd kunnen worden:

  • Werknemers verrichten dagelijks gemiddeld 134 ‘knip en plak’ handelingen, dit toont aan hoe vaak medewerkers met dezelfde gegevens tussen applicaties moeten schakelen om een taak te kunnen afronden.
  • Medewerkers maken per dag 845 typefouten, of bij iedere 14 toetsaanslagen, een reden te meer om hun workflow te automatiseren en zo de kans op handmatige fouten te verkleinen.
  • Slechts 28 procent van de actieve werktijd wordt besteed in gestructureerde applicaties versus losse kantoorsoftware zoals spreadsheets en tekstverwerking. Dit impliceert dat het gebruik van deze gestructureerde applicaties niet genoeg is.

Daarnaast zijn er de nodige gebeurtenissen die werknemers afleiden van hun productieve taken:

  • Werknemers controleren 10 keer per uur, ofwel elke 6 minuten, hun e-mail gedurende hun werkdag.
  • Medewerkers besteden 13 procent van hun tijd aan e-mails, waarvan slechts 23 procent bijdraagt aan daadwerkelijke waarde creatie voor de organisatie.
  • Mensen met langere werkdagen, maken negen procent meer fouten dan degenen die minder uren maken. Een bewijs dat de aandacht na een lange werkdag verslapt.

Digitale transformatie zorgt voor optimale aansluiting van het werk op het voortbrengingsproces, ofwel de klantreis. Bij dienstverlening wordt de invoer door zelfbediening verlegd naar de bron, de eindklant. Data wordt in toenemende mate op natuurlijke wijze vergaard, bijvoorbeeld door spraak, via sensoren of slimme koppelingen. Daardoor wordt het werk achter een desktop tot een minimum beperkt en kunnen meer handen aan het bed en kan meer blauw op straat. Uitvoerders van de publieke zaak moeten weer kunnen werken waar het werk is.

Omissie van de commissie

Verouderde systemen vormen een blok aan het been van vrijwel iedere organisatie binnen de publieke sector. Volgens analisten gaat inmiddels 80 procent van de ICT-budgetten op aan het in standhouden van legacy. Dat percentage neemt ieder jaar verder toe. De Belastingdienst moet jaarlijks zelfs miljoenen extra uittrekken om de continuïteit van de belastinginning te waarborgen. De organisatie werkt met zo’n zeshonderd grotendeels verouderde transactiesystemen. Die systemen vormen een belemmering voor digitale wendbaarheid. Maar de systemen bevatten ook veel businesswaarde die in lange tijd is opgebouwd.

Publieke uitvoeringsorganisaties ervaren de problemen bij het beheer van hun legacy systemen. Veel van de systemen zijn slecht gedocumenteerd en de kennis om ze te onderhouden wordt schaars. De systemen zijn complex en bevatten vaak verlopen licenties, onbekende softwarefouten en componenten waar geen support meer voor bestaat. De beveiliging laat te wensen over, waardoor de organisatie kwetsbaar is voor cyberdreigingen. Oplopende kosten en beperkte aanpasbaarheid zijn problemen die intern opgevangen kunnen worden. Maar de organisatie staat volop in de schijnwerpers als de continuïteit van de dienstverlening in het geding is als gevolg van storingen, onbetrouwbare verwerking of datalekken.

Organisaties binnen de publieke sector maken werk van de vervanging van hun legacy, maar die operatie is niet zonder risico’s. Wat je in dertig jaar tijd hebt opgebouwd kun je niet binnen een paar jaar vervangen. Een aantal ambitieuze vernieuwingsoperaties binnen het Rijk draaide uit op een fiasco. Zo stopte de Belastingdienst na negen jaar en 203 miljoen de ontwikkeling van het computersysteem ETPM dat de inning álle belastingen en uitbetaling van álle toeslagen, voorschotten en verrekeningen zou moeten regelen. Het Wia-project van UWV moest de opvolger van de WAO in goede banen leiden, maar werd na drie jaar en investering van 87 miljoen euro stilgelegd. De SVB stak 43 miljoen euro in de ontwikkeling van een Multiregelingensysteem, maar het systeem heeft geen moment gefunctioneerd.

Een parlementaire onderzoekscommissie deed vier jaar geleden onderzoek naar mislukte ICT-projecten van de overheid. In het eindrapport van de commissie wordt met geen woord gesproken over de achtergrond van het falen, de legacy erfenis en de oplopende beheerkosten. Om een vermeende jaarlijkse verspilling van 1 tot 5 miljard aan mislukte ICT-projecten te voorkomen moest een tijdelijk bureau voortaan alle ICT-plannen boven de 5 miljoen euro toetsen op haalbaarheid. Deze maatregel lost helaas geen fundamentele problemen op. Het is een vorm van symptoombestrijding, want het bureau verstrekt overwegend risicomijdende adviezen. Het versterkt de afkeer van fundamentele businessveranderingen en digitale transformatie bij publieke uitvoeringsorganisaties. Organisaties kiezen bij het doorvoeren van veranderingen veelvuldig voor maatwerk, gebaseerd op verouderde technologie, om de continuïteit van de bedrijfsvoering niet in gevaar te brengen. Dat is slechts een kortetermijnoplossing. Op de lange termijn vergroot het de problemen van de legacy, met toenemende instabiliteit en verder oplopende beheerkosten tot gevolg.

De legacy is een tikkende tijdbom die snel onschadelijk gemaakt moet worden. Maar in één keer vervangen is ook geen verstandige optie. Snelle modernisering van een verouderd IT-landschap kan worden gerealiseerd door met standaard technologie een brug te slaan tussen de oude transactiesystemen en nieuw te realiseren businessprocessen. De businesswaarde die in tientallen jaren is opgebouwd wordt dan behouden en benut. Daarnaast kan budget worden vrijgemaakt door ketengericht te denken en werken. Binnen ketens zijn soms wel dertig verschillende zaaksystemen in gebruik, bijvoorbeeld in de jeugdzorg of in het strafrecht. Iedere schakel binnen de keten heeft zijn eigen legacy systemen. Daar kan één vervangend systeem, dat gebruik maakt van de aanwezige data en generieke componenten, voor in de plaats komen. Zo wordt een groot deel van de 80 procent voor instandhouding van de legacy vrijgemaakt voor innovatie.

Nieuw Register Overheidsorganisaties

Wie te maken krijgt met publieke dienstverleners moet zich noodgedwongen een weg banen langs overheidsorganisaties met drie letter afkortingen. Iedere organisatie heeft een of meer eigen websites die toegang geven tot regelingen die veelal ook met drie letters worden aangeduid. Het is natuurlijk nuttig om te weten waar die letters voor staan, maar veel wijzer word je daar niet van. Veel van de letters staan voor nietszeggende aanduidingen als centraal, kantoor, uitvoering of administratie. Interessanter is het om de achtergrond van de organisatie te begrijpen.

Zo staat DUO voor Dienst Uitvoering Onderwijs. De dienst voert weliswaar geen onderwijs uit. Dat doen de onderwijsinstellingen. DUO biedt twee aparte digitale loketten DUO en Studielink waar studenten hun inschrijving, studiefinanciering, reisproduct en andere zaken kunnen regelen. Veel studenten klagen over de ingewikkelde afhandeling. Zij zouden al hun zaken het liefst bij één centraal studentenloket willen regelen. In de afgelopen dertig jaar is evenwel grote vooruitgang geboekt met de digitalisering sinds de problemen bij de invoering van de Wet Studiefinanciering in 1988 binnen de toenmalige Informatiseringsbank. Die laatste bank was natuurlijk geen echte bank. Net zomin als de Sociale Verzekeringsbank (SVB) die onder andere verantwoordelijk is voor de uitvoering van het AOW-pensioen en de kinderbijslag.

Veel minder bekend is overheidsorganisatie CAK (oorspronkelijk een afkorting van Centraal Administratie Kantoor). Het CAK spoort onverzekerden op door bestanden te vergelijken. Vorige maand ontving mijn zoon een brief van de CAK Manager Afdeling Backoffice die opende met: ‘U bent ingeschreven als inwoner van Nederland. Maar u heeft nog geen zorgverzekering. Iedereen in Nederland moet een zorgverzekering hebben voor het wettelijk basispakket van de Zorgverzekeringswet (Zvw).’ Verderop in de brief volgt de waarschuwing: ‘Als u over 3 maanden niet verzekerd bent, krijgt u een boete. Die bedraagt € 386,49.’ De brief beschrijft hoe te handelen voor situaties waar geen Nederlandse zorgverzekering nodig is. De optie dat CAK over onjuiste informatie beschikt, omdat de geadresseerde wel een wettelijk basispakket heeft, wordt niet benoemd.

Mijn zoon is keurig verzekerd. Daarom besluit ik het informatienummer van het CAK te bellen. De medewerkster van het contactcenter meldt mij dat de onterechte aanmaning een bekend probleem is dat meestal optreedt wanneer de situatie van de verzekerde wijzigt. Zij geeft toe dat het CAK al heel veel klachten heeft ontvangen. Onderzocht wordt nog waar het fout gaat. Het is mogelijk een fout bij de SVB of elders binnen de overheid. Daaruit maak ik op dat het CAK in ieder geval geen blaam treft. Ik vraag of wij nog een schriftelijke bevestiging krijgen van de onterechte aanmaning en intrekking van de boetedreiging. Dat gaat het CAK niet doen. Wel kan ik mijn zoon vragen via de website een verklaring te verkrijgen over zijn registratie in het Referentiebestand Verzekerden Zorgverzekeringswet (RBVZ).

Het ligt natuurlijk voor de hand de digitale publieke dienstverlening af te stemmen op de leefwereld van mensen. De complexiteit van de overheid maakt het voor mensen lastig om de systeemwereld van de overheid te begrijpen en er mee om te gaan.  Om helder inzicht te krijgen in de overheid komt het ministerie van BZK nu met een nieuw Register van Overheidsorganisaties (ROO). Dit register biedt een overzicht van alle overheidsorganisaties met koppeling van verschillende registraties en regelingen.