Deel minder, met minder

email-terror

Overdag en ’s avonds zijn wij tegenwoordig langdurig in onze beeldschermen verzonken om de stortvloed aan mailberichten weg te werken. Tijdens vergaderingen inspecteren we regelmatig onze smartphone om niets te hoeven missen. Dit gaat ten koste van het persoonlijke contact.

In de vorige eeuw was het zakelijke berichtenverkeer nog overzichtelijk. Elke zaterdag plofte er een dikke enveloppe met weekendpost van mijn werkgever op de mat. Zo kon ik in alle rust de bedrijfsmededelingen en offertes doornemen. Vanaf 1995 werd de bakjespost vervangen door email berichten. Daarna ging iedereen met iedereen mailen. Niet veel later gingen we vanaf iedere locatie en op elk mogelijk tijdstip mail versturen. Het mailverkeer groeide explosief. In 2001 werden wereldwijd dagelijks 31 miljard mailberichten verzonden. In 2008 was dit aantal opgelopen tot 170 miljard. De wereld telt nu 3,1 miljard internetgebruikers. Vandaag de dag worden, volgens de realtime statistieken van worldometers, dagelijks meer dan 210 miljard berichten verstuurd, waarvan minstens 80 procent reclame of spam is. Onze mailbox stroomt vol met ongewenste reclame en overbodige berichten die naar iedereen worden gestuurd.

e-mail terreur
Door de stortvloed aan mailberichten begint het medium aan haar eigen succes ten onder te gaan. Van de beoogde verhoging van de productiviteit komt daardoor weinig terecht. Organisaties lijden financiële schade door de overdaad aan te verwerken e-mail. Medewerkers besteden veel te veel tijd aan het e-mailen. Managers besteden er gemiddeld twee uur per dag aan. Veel berichten sneeuwen onder in een overvolle mailbox en verdwijnen zelfs ongelezen in de prullenmand. Hoewel de mail asynchroon werkt en niet direct hoeft te worden gelezen, voelen velen zich daar wel toe gedwongen. Door de komst van smartphones kunnen we namelijk altijd en overal de mail checken en verwachten we ook snel een antwoord op onze mail. Veel werknemers raken hierdoor de controle over hun eigen berichtenstroom kwijt. Zij voelen zich geleefd door hun mailbox. Door het dwingende karakter van de mail raken zij gestrest en krijgen een burn-out.

minder e-mailen
“Heb je mijn mail gelezen?” is de meest aan mij gestelde vraag op mijn werk. Meestal is het bericht dan kort daarvoor verstuurd. Maar overdag lees ik nauwelijks mijn mail. Tijdens werktijd wil mijn tijd zoveel mogelijk besteden aan persoonlijk contact met klanten, partners en medewerkers. Ik scan mijn mailbox wel tussen de besprekingen door, maar uitgebreid lezen en beantwoorden is zonde van de tijd. Dagelijks krijg ik meer van 100 e-mailberichten. De berichten met mijn naam in de cc sla ik over. De uitnodigingen voor afspraken bekijk ik in mijn agenda. De nieuwsbrieven en alerts gaan naar een aparte mailbox. In de ochtend handel ik de zelfbedieningsprocessen af en ’s avonds behandel ik alleen de mail die aan mij is gericht. De meeste berichten blijken dan allang weer achterhaald. Binnen een kwartier zit het werk er dan weer op. Voor dringende zaken moet je bellen, Whatsappen of sms’en. Op samenwerkingsplatforms en sociale media deel ik met iedereen. Via het dwingende mailmedium deel ik minder met minder mensen.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s